خودکارسازی بایگانی پیوست‌های Outlook به OneDrive با ثبت Shar…

بایگانی پیوست‌های ایمیل Outlook به OneDrive با ثبت در SharePoint

این گردش کار فرآیند بایگانی پیوست‌های ایمیل‌های Outlook شما را به OneDrive خودکار می‌کند. همچنین این اقدامات را برای اهداف نگهداری سوابق و حسابرسی در SharePoint ثبت می‌کند.

دسته‌ها: مدیریت فایل، اتوماسیون ایمیل، ذخیره‌سازی ابری، ثبت وقایع

گره‌ها (Nodes) استفاده شده:

• scheduleTrigger: برای راه‌اندازی گردش کار در یک بازه زمانی تعریف شده.
• microsoftOutlook: برای دریافت ایمیل‌ها از حساب Outlook شما.
• if: برای بررسی اینکه آیا ایمیل‌ها دارای پیوست هستند یا خیر.
• splitInBatches: برای پردازش کارآمد پیوست‌ها، به خصوص اگر یک ایمیل چندین پیوست داشته باشد.
• microsoftOneDrive: برای آپلود پیوست‌ها در OneDrive شما.
• microsoftSharePoint: برای ثبت فعالیت بایگانی در یک لیست SharePoint.
• code: برای منطق سفارشی یا دستکاری داده‌ها در صورت نیاز.
• noOp: یک گره نگهدارنده (placeholder)، که اغلب برای اشکال‌زدایی یا علامت‌گذاری نقاط خاص در گردش کار استفاده می‌شود.
• stickyNote: برای افزودن توضیحات و یادداشت‌ها در بوم گردش کار.
• errorTrigger: برای مدیریت و ثبت هرگونه خطایی که در طول اجرای گردش کار رخ می‌دهد.

نمای کلی گردش کار

1. زمان‌بند راه‌اندازی (Schedule Trigger): گردش کار بر اساس یک برنامه از پیش تعریف شده (مانند روزانه، ساعتی) شروع می‌شود.

2. دریافت ایمیل‌های Outlook: به حساب Outlook شما متصل شده و ایمیل‌هایی را که معیارهای خاصی را برآورده می‌کنند (مانند از فرستنده خاص، با موضوع خاص) بازیابی می‌کند.

3. بررسی وجود پیوست: برای هر ایمیل دریافت شده، گردش کار بررسی می‌کند که آیا حاوی پیوست است یا خیر.

4. پردازش پیوست‌ها: در صورت یافتن پیوست‌ها، آن‌ها پردازش می‌شوند، که ممکن است برای کارایی در دسته‌هایی (batches) انجام شود.

5. آپلود در OneDrive: هر پیوست در پوشه مشخص شده‌ای در OneDrive شما آپلود می‌شود.

6. ثبت در SharePoint: رکوردی از پیوست بایگانی شده (شامل جزئیاتی مانند موضوع ایمیل، نام پیوست و مقصد OneDrive) در لیست SharePoint مشخص شده ایجاد می‌شود.

7. مدیریت خطا: اگر هر مرحله‌ای با شکست مواجه شود، گره errorTrigger خطا را ثبت می‌کند و امکان بررسی و رفع مشکل را فراهم می‌آورد.

راه‌اندازی و پیکربندی

• کاتالوگ Axeto.ai: می‌توانید این گردش کار را از کاتالوگ n8n در Axeto.ai پیدا و وارد کنید: https://axeto.ai/n8n
• اعتبارنامه‌ها (Credentials): اطمینان حاصل کنید که اعتبارنامه‌های لازم برای Microsoft Outlook، Microsoft OneDrive و Microsoft SharePoint را در نمونه n8n خود تنظیم کرده‌اید.
• پیکربندی گره‌ها (Nodes):

* Schedule Trigger: فرکانس مورد نظر برای اجرای گردش کار را پیکربندی کنید.

* Microsoft Outlook: پارامترهای جستجو را برای فیلتر کردن ایمیل‌هایی که می‌خواهید پردازش کنید (مانند فرستنده، موضوع، محدوده تاریخ) مشخص کنید.

* Microsoft OneDrive: پوشه مقصد در OneDrive را که پیوست‌ها در آن ذخیره می‌شوند، تعریف کنید.

* Microsoft SharePoint: سایت SharePoint، نام لیست و فیلدهایی را که اطلاعات ثبت وقایع باید در آن‌ها ذخیره شود، مشخص کنید.

* گره‌های Code/If: هرگونه منطق یا شرط سفارشی را مطابق با الزامات خاص خود تنظیم کنید.

این گردش کار راه حلی قوی برای مدیریت خودکار پیوست‌های ایمیل و حفظ یک گزارش قابل حسابرسی از فعالیت‌های بایگانی شما ارائه می‌دهد.