یادآوری خودکار مهلت تکالیف با Notion و ایمیل

یادآوری خودکار مهلت تکالیف با Notion و ایمیل

این گردش کار فرآیند ارسال یادآوری‌های به موقع مهلت تکالیف به دانش‌آموزان و معلمان را با ادغام سرویس‌های Notion و ایمیل خودکار می‌کند. این گردش کار برای اجرا به صورت خودکار طراحی شده است تا اطمینان حاصل شود که هیچ مهلتی از قلم نمی‌افتد.

دسته‌بندی‌ها: بهره‌وری شخصی، آموزش، اتوماسیون

لینک کاتالوگ Axeto: https://axeto.ai/n8n

---

نمای کلی گردش کار

این گردش کار با انجام مراحل زیر عمل می‌کند:

1. زمان‌بندی: روزانه در روزهای کاری ساعت ۹ صبح فعال می‌شود.

2. بازیابی داده: پایگاه داده مشخصی در Notion را برای تکالیف با مهلت سه روز آینده جستجو می‌کند.

3. بررسی شرطی: بررسی می‌کند که آیا تکالیف آتی پیدا شده‌اند یا خیر.

4. گسترش آیتم: در صورت وجود تکالیف، آن‌ها را برای پردازش به آیتم‌های جداگانه تقسیم می‌کند.

5. اطلاع‌رسانی ایمیلی: یک یادآوری ایمیلی شخصی‌سازی شده برای هر تکلیف ارسال می‌کند.

6. خروج منظم: در صورت عدم وجود تکالیف با مهلت مقرر، اجرا را متوقف می‌کند تا از اقدامات غیرضروری جلوگیری شود.

---

تشریح گام به گام نودها

این بخش هر نود در گردش کار را به همراه هدف، پیکربندی و موارد احتمالی خطا شرح می‌دهد.

۱. فعال‌سازی زمان‌بندی شده و بازیابی داده‌ها

این بلوک اولیه، زمان‌بندی گردش کار را تنظیم کرده و داده‌های مرتبط را از Notion بازیابی می‌کند.

• نود: Set Schedule For Trigger

* نوع: scheduleTrigger

* هدف: اجرای گردش کار را آغاز می‌کند.

* پیکربندی: برای اجرا در هر روز کاری (دوشنبه تا جمعه) ساعت ۹:۰۰ صبح تنظیم شده است.

* ورودی‌ها: ندارد.

* خروجی‌ها: نود Notion - Get Assignments را فعال می‌کند.

* نسخه: زمان‌بند استاندارد n8n نسخه ۱ به بالا.

* موارد احتمالی خطا: تنظیمات نادرست منطقه زمانی سیستم می‌تواند منجر به زمان‌های اجرای غیرمنتظره شود.

• نود: Notion - Get Assignments

* نوع: notion (Query Database)

* هدف: تکالیف را از یک پایگاه داده Notion که در سه روز آینده موعد مقرر دارند، بازیابی می‌کند.

* پیکربندی:

* منبع (Resource): Database

* شناسه پایگاه داده (Database ID): "asdcvbhuy7654344444bhju765" را با شناسه واقعی پایگاه داده Notion خود جایگزین کنید.

* فیلتر (Filter): به طور ضمنی با یک ویژگی "تاریخ موعد" (Due Date) فیلتر می‌شود تا تکالیف در ۳ روز آینده پیدا شوند.

* اعتبارنامه‌ها (Credentials): نیاز به یک اعتبارنامه مجاز API Notion دارد (مانند "Notion account - test").

* ورودی‌ها: فعال‌سازی را از Set Schedule For Trigger دریافت می‌کند.

* خروجی‌ها: آرایه‌ای از اشیاء تکلیف که به نود بعدی منتقل می‌شوند.

* نسخه: ۱

* موارد احتمالی خطا:

* شناسه پایگاه داده نامعتبر یا اعتبارنامه‌های API نادرست باعث خطا می‌شوند.

* ویژگی "تاریخ موعد" (Due Date) در Notion وجود نداشته باشد یا به درستی قالب‌بندی نشده باشد، می‌تواند منجر به مشکل در بازیابی داده‌ها شود.

* نکته: اطمینان حاصل کنید که ویژگی "تاریخ موعد" (Due Date) در پایگاه داده Notion شما به درستی به عنوان نوع تاریخ پیکربندی شده است.

---

۲. پردازش شرطی و بسط آیتم‌ها

این بلوک تعیین می‌کند که آیا تکالیفی برای پردازش وجود دارد یا خیر و آن‌ها را برای اعلان فردی آماده می‌کند.

• نود: IF Assignments Exist

* نوع: if (شرطی)

* هدف: بررسی می‌کند که آیا پرس و جوی Notion تکلیفی را برگردانده است یا خیر.

* پیکربندی:

* شرط (Condition): {{$node['Notion - Get Assignments'].json['results'].length}} > 0

* این عبارت بررسی می‌کند که آیا آرایه results از نود قبلی بیش از صفر آیتم دارد یا خیر.

* ورودی‌ها: خروجی را از Notion - Get Assignments دریافت می‌کند.

* خروجی‌ها:

* شاخه True: در صورت یافتن تکالیف به SplitOutItems itemList متصل می‌شود.

* شاخه False: در صورت عدم یافتن تکالیف به No Assignments متصل می‌شود.

* نسخه: ۱

* موارد احتمالی خطا: اگر خروجی نود Notion به طور غیرمنتظره‌ای null یا بدشکل باشد، ممکن است خطاهای عبارت رخ دهد.

• نود: SplitOutItems itemList

* نوع: itemLists

* هدف: لیست تکالیف را به آیتم‌های مجزا تبدیل می‌کند و اجازه می‌دهد هر کدام به طور جداگانه پردازش شوند.

* پیکربندی:

* فیلد برای بسط (Field to split out): فیلدی را که نشان‌دهنده لیست یا نام تکلیف است مشخص کنید (مانند "Name").

* ورودی‌ها: خروجی "true" را از IF Assignments Exist دریافت می‌کند.

* خروجی‌ها: آیتم‌های تکلیف مجزا که به Send Email Reminder منتقل می‌شوند.

* نسخه: ۱

* موارد احتمالی خطا: اگر فیلد مشخص شده وجود نداشته باشد یا خالی باشد، فرآیند بسط ممکن است با شکست مواجه شود یا آیتم‌های خالی تولید کند.

* نکته: این نود برای ارسال یک ایمیل منحصر به فرد برای هر تکلیف حیاتی است.

• نود: No Assignments

* نوع: noOp (هیچ عملیاتی)

* هدف: به عنوان یک نگهدارنده عمل می‌کند تا گردش کار را به آرامی در صورت عدم وجود تکالیف موعد مقرر خاتمه دهد.

* پیکربندی: ندارد.

* ورودی‌ها: خروجی "false" را از IF Assignments Exist دریافت می‌کند.

* خروجی‌ها: ندارد (پایان این شاخه از گردش کار).

* نسخه: ۱

* موارد احتمالی خطا: ندارد.

---

۳. ارسال اعلان ایمیلی

این بلوک مسئول ارسال یادآوری‌های ایمیلی برای هر تکلیف است.

• نود: Send Email Reminder

* نوع: emailSend

* هدف: یک یادآوری ایمیلی شخصی‌سازی شده در مورد مهلت تکلیف ارسال می‌کند.

* پیکربندی:

* موضوع (Subject): "Assignment Reminder: {{$json['properties']['Assignment Name']['title'][0]['plain_text'] || 'Unnamed Assignment'}}"

* به (To Email): {{$json['properties']['Email']['rich_text'][0]['plain_text'] || 'default_email@example.com'}} - آدرس ایمیل گیرنده را از ویژگی‌های تکلیف استخراج می‌کند، با یک مقدار پیش‌فرض.

* از (From Email): به آدرس ایمیل فرستنده شما تنظیم شده است (مانند "your_email@example.com"). به یاد داشته باشید که این را به‌روز کنید.

* بدنه ایمیل (Email Body): محتوای ایمیل را با استفاده از عبارات برای گنجاندن جزئیات تکلیف بنویسید. مثال:

```html

Dear Student/Teacher,

This is a reminder for the assignment '{{$json['properties']['Assignment Name']['title'][0]['plain_text'] || 'Unnamed Assignment'}}' due on {{$json['properties']['Due Date']['date']['start'] || 'No Date Set'}}. Please ensure it is completed on time.

Best regards,

Your School Automation System

```

* اعتبارنامه‌ها (Credentials): نیاز به اعتبارنامه‌های پیکربندی شده SMTP دارد (مانند "SMTP -test").

* ورودی‌ها: آیتم‌های تکلیف مجزا از SplitOutItems itemList.

* خروجی‌ها: ندارد (پایان این شاخه از گردش کار).

* نسخه: ۱

* موارد احتمالی خطا:

* آدرس‌های ایمیل گیرنده ناموجود یا بدشکل از ارسال جلوگیری می‌کنند.

* پیکربندی نادرست اعتبارنامه‌های SMTP یا مشکلات شبکه می‌تواند باعث شکست در ارسال شود.

* ویژگی‌های تکلیف ناموجود باعث استفاده از مقادیر پیش‌فرض می‌شوند که ممکن است وضوح پیام را کاهش دهد.

* نکته: "your_email@example.com" و اعتبارنامه‌های SMTP خود را به مقادیر معتبر تولید به‌روز کنید.

---

جدول خلاصه

---

بازسازی گردش کار

برای ساخت این گردش کار از ابتدا در Axeto.ai، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. افزودن Node scheduleTrigger:

* نوع: scheduleTrigger

* تنظیم کنید تا هر روز کاری (دوشنبه تا جمعه) ساعت ۹:۰۰ صبح اجرا شود.

2. افزودن Node notion:

* نوع: notion (منبع: Database)

* Database ID مربوط به Notion خود را وارد کنید.

* اطمینان حاصل کنید که پایگاه داده Notion شما دارای یک ویژگی "Due Date" (از نوع تاریخ) است.

* اعتبارنامه‌های API Notion خود را انتخاب کنید.

* خروجی Node scheduleTrigger را به این Node متصل کنید.

3. افزودن Node if:

* نوع: if

* شرط را تنظیم کنید: {{$node['Notion - Get Assignments'].json['results'].length}} > 0

* خروجی Node notion را به این Node متصل کنید.

4. افزودن Node itemLists:

* نوع: itemLists

* "Field to split out" را مطابق با ویژگی لیست وظایف خود تنظیم کنید.

* خروجی "true" از Node if را به این Node متصل کنید.

5. افزودن Node emailSend:

* نوع: emailSend

* اعتبارنامه‌های SMTP خود را پیکربندی کنید.

* "From Email" را به آدرس فرستنده خود تنظیم کنید (مثلاً your_email@example.com).

* To Email: {{$json['properties']['Email']['rich_text'][0]['plain_text'] || 'default_email@example.com'}}

* Subject: "Assignment Reminder: {{$json['properties']['Assignment Name']['title'][0]['plain_text'] || 'Unnamed Assignment'}}"

* Text/HTML: بدنه ایمیل خود را با استفاده از عبارات برای محتوای پویا، مشابه مثال در بخش "تشریح گام به گام نودها" بنویسید.

* خروجی Node itemLists را به این Node متصل کنید.

6. افزودن Node noOp:

* نوع: noOp

* نیازی به پیکربندی ندارد.

* خروجی "false" از Node if را به این Node متصل کنید.

7. افزودن Node stickyNote (اختیاری):

* نوع: stickyNote

* از این Node برای افزودن مستندات داخلی یا یادداشت‌های معماری مستقیماً در ویرایشگر گردش کار استفاده کنید.

---

نکات عمومی و منابع

• ساختار پایگاه داده Notion: اطمینان حاصل کنید که پایگاه داده Notion شما حداقل دارای ویژگی‌های زیر باشد:

* یک ویژگی عنوان برای نام تکلیف (مثلاً "نام تکلیف").

* یک ویژگی تاریخ برای تاریخ سررسید (مثلاً "تاریخ سررسید").

* یک ویژگی متن برای آدرس ایمیل گیرنده (مثلاً "ایمیل").

• پیکربندی ایمیل: جزئیات سرور SMTP و آدرس ایمیل فرستنده را به درستی در گره emailSend پیکربندی کنید.
• مدیریت خطا: در حالی که این گردش کار شامل منطق شرطی اولیه است، برای محیط‌های تولیدی، مدیریت خطای قوی‌تری را در نظر بگیرید.
• مستندات n8n در Axeto.ai: برای جزئیات بیشتر در مورد گره‌های خاص و پیکربندی‌های پیشرفته، به مستندات رسمی n8n در Axeto.ai مراجعه کنید: https://axeto.ai/n8n