اتوماسیون ثبت رزروهای Calendly در Google Sheets با n8n

اتوماسیون ثبت رزروهای Calendly در Google Sheets

این گردش کار به طور خودکار رزروهای جدید Calendly را در یک صفحه گسترده Google Sheets ثبت می‌کند و یک رکورد ساختاریافته و قابل دسترس از قرارهای شما فراهم می‌آورد.

دسته‌بندی‌ها: CRM، اتوماسیون

گره‌ها: Code، Webhook، Sticky Note، Google Sheets

---

نمای کلی گردش کار

این گردش کار رزروهای جدیدی را که از طریق Calendly انجام شده‌اند، دریافت کرده و جزئیات آن‌ها را به یک سند Google Sheets اضافه می‌کند. این گردش کار برای کاربرانی ایده‌آل است که نیاز به نگهداری یک گزارش زنده و سازمان‌یافته از قرارهای خود برای گزارش‌دهی، تجزیه و تحلیل یا اتوماسیون بیشتر دارند.

گردش کار به چهار مرحله اصلی تقسیم شده است:

1. دریافت Webhook: دریافت داده‌های رزرو در زمان واقعی از Calendly از طریق یک webhook.

2. نرمال‌سازی داده‌ها: پردازش داده‌های خام webhook به یک فرمت تمیز و سازگار.

3. ماندگاری داده‌ها: افزودن اطلاعات رزرو نرمال‌شده به یک Google Sheet مشخص.

4. ثبت و مراحل بعدی: تأیید موفقیت‌آمیز ورود داده‌ها و پیشنهاد اقدامات پیگیری احتمالی.

---

تشریح گره‌ها

۱. راه‌اندازی و دریافت ورودی

این بخش بر راه‌اندازی webhook برای دریافت داده‌ها از Calendly و ارائه دستورالعمل‌های اولیه تمرکز دارد.

• گره‌ها:

* Setup Instructions (Sticky Note)

* Calendly Booking Webhook (Webhook Node)

#### Setup Instructions (Sticky Note)

• هدف: ارائه راهنمایی‌های ضروری برای راه‌اندازی گردش کار.
• محتوا: جزئیات ساختار Google Sheet مورد نیاز (سرصفحه‌هایی مانند نام، ایمیل، تلفن، نوع رویداد، تاریخ، زمان، وضعیت، لینک جلسه، یادداشت‌ها)، مراحل پیکربندی webhook در Calendly و دستورالعمل‌های راه‌اندازی اعتبارنامه‌های OAuth Google Sheets.
• پیکربندی: متن ثابت. بدون اجرا یا اتصال.

#### Calendly Booking Webhook (Webhook Node)

• هدف: به عنوان نقطه ورود برای داده‌های رزرو ورودی از Calendly عمل می‌کند.
• پیکربندی:

* HTTP Method: POST

* Path: /calendly-booking (این مسیر بخشی از URL webhook شما خواهد بود)

• ورودی: هنگام ایجاد یک رزرو جدید، محموله JSON را از Calendly دریافت می‌کند.
• خروجی: داده‌های JSON دریافتی را به گره بعدی در گردش کار منتقل می‌کند.
• موارد استثنا:

* پیکربندی نادرست URL webhook در Calendly یا مشکلات شبکه می‌تواند منجر به از دست رفتن رویدادها شود.

* تغییرات در ساختار محموله API Calendly ممکن است نیاز به تنظیماتی در مرحله نرمال‌سازی داده‌ها داشته باشد.

• منبع: کاتالوگ Axeto n8n - گره Webhook

---

۲. نرمال‌سازی داده‌ها

این مرحله داده‌های رزرو ورودی را برای ذخیره‌سازی سازگار پاکسازی و ساختاربندی می‌کند.

• گره‌ها:

* Normalize Booking Data (Code Node)

#### Normalize Booking Data (Code Node)

• هدف: تجزیه محموله خام webhook و تبدیل آن به یک شیء JSON استاندارد حاوی جزئیات کلیدی رزرو.
• نکات برجسته پیکربندی:

* استخراج اطلاعات ضروری مانند نام دعوت‌شونده، ایمیل، شماره تلفن (که اغلب در پاسخ به سوالات سفارشی یافت می‌شود)، نوع رویداد، زمان شروع/پایان، لینک جلسه و هرگونه یادداشت سفارشی.

* مدیریت تغییرات در ساختار محموله webhook.

* محاسبه مدت زمان جلسه و قالب‌بندی رشته‌های تاریخ/زمان.

* شامل ثبت مقادیر نرمال‌شده کلیدی برای اشکال‌زدایی.

• نکات کلیدی استخراج شده: name, email, phone, event_type, date, time, status, meeting_link, notes, duration, timezone, booking_created, calendly_event_id, invitee_id.
• ورودی: محموله خام JSON از گره Calendly Booking Webhook.
• خروجی: یک شیء JSON تمیز با داده‌های رزرو نرمال‌شده.
• موارد استثنا:

* فیلدهای گمشده یا با فرمت غیرمنتظره در محموله Calendly ممکن است منجر به مقادیر پیش‌فرض (مانند 'Unknown'، رشته‌های خالی) شود.

* اطلاعات نادرست منطقه زمانی می‌تواند منجر به محاسبات نادرست زمان شود.

* تجزیه سوالات سفارشی به کلمات کلیدی خاصی بستگی دارد؛ تغییرات ممکن است باعث شود فیلدهای خاصی (مانند تلفن یا یادداشت‌ها) از قلم بیفتند.

• منبع: کاتالوگ Axeto n8n - گره Code

---

۳. ماندگاری داده‌ها

اینجاست که داده‌های رزرو پردازش‌شده در Google Sheet شما ذخیره می‌شوند.

• گره‌ها:

* Save Booking to Sheets (Google Sheets Node)

#### Save Booking to Sheets (Google Sheets Node)

• هدف: افزودن داده‌های رزرو نرمال‌شده به عنوان یک ردیف جدید در Google Sheet شما یا به‌روزرسانی یک ردیف موجود بر اساس معیارهای مشخص شده.
• نکات برجسته پیکربندی:

* Operation: Append or Update (این برای افزودن ورودی‌های جدید یا به‌روزرسانی موارد موجود در صورت نیاز حیاتی است).

* Sheet Name: نام صفحه را در سند Google Sheet خود مشخص کنید (مانند Sheet1).

* Document ID: شما باید جایگزین YOUR_GOOGLE_SHEET_ID را با شناسه واقعی Google Sheet خود جایگزین کنید.

* Columns: اطمینان حاصل کنید که گره برای نگاشت فیلدهای داده نرمال‌شده به ستون‌های صحیح در Google Sheet شما پیکربندی شده است (مطابق با سرصفحه‌های تعریف شده در دستورالعمل‌های راه‌اندازی).

• ورودی: داده‌های رزرو نرمال‌شده از گره Normalize Booking Data.
• خروجی: تأییدیه عملیات، شامل جزئیات ردیف اضافه شده یا به‌روز شده.
• موارد استثنا:

* اعتبارنامه‌های Google Sheets نادرست یا منقضی شده باعث خطاهای احراز هویت می‌شود.

* شناسه سند Google Sheet یا نام صفحه نامعتبر مانع از انجام عملیات می‌شود.

* مشکلات در منطق Append or Update (مانند ستون‌های کلیدی نادرست پیکربندی شده) می‌تواند منجر به ورودی‌های تکراری یا به‌روزرسانی‌های ناموفق شود.

• اعتبارنامه‌ها: نیاز به اعتبارنامه‌های OAuth2 برای یک حساب Google دارد که به Google Sheet هدف دسترسی دارد.
• منبع: کاتالوگ Axeto n8n - گره Google Sheets

---

۴. ثبت و اعلان اختیاری

این مرحله نهایی انتقال موفقیت‌آمیز داده‌ها را تأیید کرده و خلاصه‌ای را ارائه می‌دهد.

• گره‌ها:

* Log Booking Success (Code Node)

#### Log Booking Success (Code Node)

• هدف: ثبت یک پیام تأیید در گزارش‌های اجرای n8n و تولید خلاصه‌ای از ورود موفقیت‌آمیز رزرو.
• نکات برجسته پیکربندی:

* خروجی جزئیات کلیدی رزرو (مانند نام، نوع رویداد، ایمیل و زمان) به کنسول n8n برای تأیید آسان.

* ایجاد یک شیء JSON خلاصه که موفقیت را نشان می‌دهد و مراحل بعدی احتمالی را پیشنهاد می‌کند (مانند ارسال ایمیل پیگیری، افزودن به سیستم دیگر).

• ورودی: خروجی از گره Save Booking to Sheets.
• خروجی: یک شیء JSON حاوی وضعیت موفقیت و اقدامات پیشنهادی.
• موارد استثنا: ریسک حداقل؛ مشکلات بالقوه ممکن است در صورتی رخ دهد که داده‌های ورودی به طور غیرمنتظره‌ای بدشکل باشند.
• منبع: کاتالوگ Axeto n8n - گره Code

---

جدول خلاصه گردش کار

---

ساخت گردش کار از ابتدا

1. افزودن Setup Instructions (Sticky Note):

* ارائه دستورالعمل‌های واضح برای ایجاد یک Google Sheet با سرصفحه‌های لازم (نام، ایمیل، تلفن، نوع رویداد، تاریخ، زمان، وضعیت، لینک جلسه، یادداشت‌ها).

* راهنمایی کاربران در مورد راه‌اندازی یک webhook در Calendly و اتصال حساب Google Sheets خود از طریق OAuth2.

2. افزودن Calendly Booking Webhook (Webhook Node):

* پیکربندی گره با HTTP Method: POST و Path: calendly-booking.

* این گره URL webhook مورد نیاز برای Calendly را فراهم می‌کند.

3. افزودن Normalize Booking Data (Code Node):

* نوشتن کد JavaScript برای تجزیه JSON ورودی از webhook.

* استخراج و نگاشت فیلدهایی مانند جزئیات دعوت‌شونده، اطلاعات رویداد و پاسخ‌های سوالات سفارشی به یک ساختار سازگار.

* مدیریت داده‌های گمشده بالقوه به صورت سازگار.

4. افزودن Save Booking to Sheets (Google Sheets Node):

* تنظیم Operation به Append or Update.

* مشخص کردن Sheet Name و Document ID خود.

* پیکربندی Column Mapping برای مطابقت خروجی گره Code با سرصفحه‌های Google Sheet شما.

* راه‌اندازی Google OAuth2 Credentials خود.

5. افزودن Log Booking Success (Code Node):

* نوشتن JavaScript برای ثبت یک پیام موفقیت در کنسول n8n، شامل جزئیات رزرو که به تازگی ذخیره شده است.

* اختیاری، بازگرداندن یک شیء خلاصه.

6. اتصال گره‌ها:

* Calendly Booking Webhook → Normalize Booking Data → Save Booking to Sheets → Log Booking Success.

7. استقرار و پیکربندی Calendly:

* فعال کردن گردش کار.

* کپی کردن URL webhook ارائه شده توسط گره Calendly Booking Webhook.

* در Calendly، به Integrations > Webhooks رفته و با استفاده از URL کپی شده، یک webhook جدید اضافه کنید و رویداد invitee.created را انتخاب کنید.

8. تست:

* یک رزرو آزمایشی از طریق لینک Calendly خود انجام دهید.

* تأیید کنید که یک ردیف جدید در Google Sheet شما ظاهر می‌شود و گزارش‌های اجرا در n8n اجرای موفقیت‌آمیزی را نشان می‌دهند.

---

منابع