گردش کار هوشمند یادآوری و پیگیری پرداخت فاکتور

پردازش هوشمند فاکتور و پیگیری پرداخت برای تیم‌های مالی و حسابداری

این گردش کار، یادآوری پرداخت فاکتور و پیگیری وضعیت پرداخت را برای تیم‌های مالی و حسابداری خودکار می‌کند. با استفاده از هوش مصنوعی، ایمیل‌های یادآوری شخصی‌سازی شده تولید کرده، وضعیت پرداخت‌ها را پیگیری می‌کند و از طریق وب‌هوک‌ها (Webhooks) اعلان‌های پرداخت را مدیریت می‌کند.

دسته‌بندی‌ها: پردازش فاکتور، هوش مصنوعی چندوجهی

کاتالوگ Axeto: https://axeto.ai/n8n

---

🚀 نمای کلی گردش کار (Workflow)

این گردش کار برای ساده‌سازی فرآیند حساب‌های دریافتنی طراحی شده است:

• نظارت خودکار بر فاکتورها: پایگاه داده را به صورت دوره‌ای برای فاکتورهای پرداخت نشده یا معوقه بررسی می‌کند.
• منطق هوشمند یادآوری: قوانین هوشمندی را برای تعیین زمان‌بندی و نوع یادآوری مناسب اعمال می‌کند.
• ایمیل‌های تولید شده با هوش مصنوعی: از مدل‌های GPT اوپن‌ای‌آی (OpenAI) برای ایجاد ایمیل‌های یادآوری حرفه‌ای، شخصی‌سازی شده و با فرمت HTML استفاده می‌کند.
• ارسال ایمیل: ایمیل‌های یادآوری را از طریق SMTP ارسال می‌کند.
• ثبت فعالیت‌ها: تمام فعالیت‌های یادآوری را برای اهداف حسابرسی ثبت می‌کند.
• گزارش‌دهی روزانه: خلاصه روزانه تمام یادآوری‌های ارسال شده را تولید و ایمیل می‌کند.
• پیگیری پرداخت: به اعلان‌های پرداخت ورودی از طریق وب‌هوک (Webhook) پاسخ می‌دهد، وضعیت فاکتورها را به‌روزرسانی می‌کند و ایمیل‌های تأیید پرداخت را ارسال می‌کند.

🧩 بلوک‌های منطقی

1. بازیابی زمان‌بندی شده فاکتورها: تریگر (Trigger) روزانه و کوئری پایگاه داده برای فاکتورهای در انتظار.

2. فیلتر کردن فاکتورها و منطق یادآوری: فاکتورها را فیلتر کرده و منطق را برای تعیین ضرورت و نوع یادآوری اعمال می‌کند.

3. تولید ایمیل با قدرت هوش مصنوعی: پرامپت‌های هوش مصنوعی را می‌سازد، محتوای ایمیل را با استفاده از هوش مصنوعی تولید می‌کند و آن را به فرمت HTML در می‌آورد.

4. ارسال و ثبت ایمیل: ایمیل‌های یادآوری را ارسال می‌کند، وضعیت فاکتور را در پایگاه داده به‌روزرسانی می‌کند و فعالیت را ثبت می‌کند.

5. گزارش‌دهی روزانه: خلاصه فعالیت‌های یادآوری روز را جمع‌آوری و ایمیل می‌کند.

6. مدیریت وب‌هوک پرداخت: اعلان‌های پرداخت را دریافت می‌کند، وضعیت فاکتور را به‌روزرسانی می‌کند و ایمیل‌های تأیید را ارسال می‌کند.

---

🔍 تحلیل گره به گره (Block-by-Block Analysis)

۱. بازیابی صورتحساب زمان‌بندی شده

هدف: شروع گردش کار به صورت روزانه و دریافت صورتحساب‌های مرتبط از پایگاه داده.

گره‌ها (Nodes):

• Schedule Daily Check (Schedule Trigger)
• Fetch Pending Invoices (Postgres)

جزئیات:

• Schedule Daily Check:

* نوع: n8n-nodes-base.scheduleTrigger

پیکربندی: گردش کار را هر روز ساعت ۹ صبح با استفاده از عبارت cron 0 9 فعال می‌کند.

* موارد مرزی (Edge Cases): پیکربندی نادرست cron می‌تواند زمان‌بندی را متوقف کند؛ تنظیمات منطقه زمانی باید تأیید شوند.

• Fetch Pending Invoices:

* نوع: n8n-nodes-base.postgres (با استفاده از executeQuery)

* پیکربندی: یک کوئری SQL برای بازیابی صورتحساب‌های پرداخت نشده یا سررسید شده در ۷ روز آینده، مرتب شده بر اساس تاریخ سررسید، اجرا می‌کند.

* اعتبارنامه‌ها (Credentials): نیاز به اعتبارنامه‌های پایگاه داده PostgreSQL پیکربندی شده دارد.

* موارد مرزی: خرابی اتصال به پایگاه داده، خطاهای کوئری SQL، یا مجموعه نتایج خالی.

۲. فیلتر صورتحساب و منطق یادآوری

هدف: شناسایی صورتحساب‌های معوقه و تعیین اینکه آیا و چگونه باید یادآوری ارسال شود.

گره‌ها (Nodes):

• Filter Overdue Invoices (If)
• Calculate Reminder Logic (Code)

جزئیات:

• Filter Overdue Invoices:

* نوع: n8n-nodes-base.if

* پیکربندی: صورتحساب‌های ورودی را فیلتر می‌کند و فقط آن‌هایی را نگه می‌دارد که payment_status آن‌ها "unpaid" و days_overdue آن‌ها ۰ یا بیشتر باشد.

* موارد مرزی: منطق شرطی نادرست ممکن است صورتحساب‌های مرتبط را حذف کند؛ اطمینان حاصل کنید که انواع داده‌ها تأیید شده‌اند.

• Calculate Reminder Logic:

* نوع: n8n-nodes-base.code (JavaScript)

* پیکربندی: برای هر صورتحساب، این گره تعداد روزهای معوقه و تعداد روزهای از آخرین یادآوری ارسال شده را محاسبه می‌کند. سپس منطقی را برای تعیین reminder_type (مانند final_notice, second_reminder) و urgency (مانند critical, high) اعمال می‌کند. فقط صورتحساب‌هایی که با shouldSendReminder: true علامت‌گذاری شده‌اند به مرحله بعدی منتقل می‌شوند.

* موارد مرزی: خطاهای تجزیه تاریخ، مدیریت مقادیر null last_reminder_sent، یا منطق معیوب می‌تواند منجر به تصمیمات نادرست یادآوری شود.

۳. تولید ایمیل با قدرت هوش مصنوعی

هدف: ایجاد ایمیل‌های یادآوری شخصی‌سازی شده و حرفه‌ای با استفاده از هوش مصنوعی.

گره‌ها (Nodes):

• Prepare AI Prompt (Set)
• AI Agent For Generate Email Content (LangChain Agent)
• Generate Email (OpenAI Chat Completion)
• Format Email (Code)

جزئیات:

• Prepare AI Prompt:

* نوع: n8n-nodes-base.set

* پیکربندی: یک رشته پرامپت دقیق برای هوش مصنوعی می‌سازد. این شامل جزئیات صورتحساب، نوع یادآوری و فوریت تعیین شده، و دستورالعمل‌هایی برای لحن مودبانه و حرفه‌ای و ساختار ایمیل است.

* موارد مرزی: خطاهای عبارت در صورت گم شدن فیلدهای مورد نیاز صورتحساب می‌تواند رخ دهد.

• AI Agent For Generate Email Content:

* نوع: @n8n/n8n-nodes-langchain.agent

* پیکربندی: به عنوان یک هماهنگ‌کننده عمل می‌کند، پرامپت را دریافت کرده و با مدل OpenAI برای تولید متن ایمیل هماهنگ می‌شود.

* موارد مرزی: احتمال خطاهای API یا محدودیت نرخ از سرویس هوش مصنوعی.

• Generate Email:

* نوع: @n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

* پیکربندی: از مدل OpenAI مشخص شده (مانند GPT-4o-mini) با دمای (temperature) و محدودیت‌های توکن (token) تعریف شده برای تولید محتوای ایمیل استفاده می‌کند.

* اعتبارنامه‌ها: کلید API OpenAI شما را نیاز دارد.

* موارد مرزی: مهلت زمانی API، تجاوز از حداکثر محدودیت‌های توکن، یا اعتبارنامه‌های API نامعتبر.

• Format Email:

* نوع: n8n-nodes-base.code (JavaScript)

* پیکربندی: پاسخ هوش مصنوعی را تجزیه می‌کند تا خط موضوع (subject line) و بدنه (body) را استخراج کند. سپس این محتوا را به یک ایمیل HTML قالب‌بندی می‌کند، شامل جدولی با جزئیات صورتحساب و یک پاورقی مودبانه. یک نسخه متن ساده نیز تولید می‌شود.

* موارد مرزی: قالب‌های پاسخ غیرمنتظره هوش مصنوعی می‌تواند باعث شکست تجزیه شود؛ فیلدهای گم شده می‌تواند منجر به ایمیل‌های ناقص شود.

۴. ارسال ایمیل و ثبت وقایع

هدف: ارسال ایمیل‌های یادآوری تولید شده، به‌روزرسانی وضعیت فاکتور، و ثبت فعالیت.

گره‌ها (Nodes):

• Send Email Reminder (Email Send)
• Update Reminder Status (Postgres)
• Create Activity Log (Set)
• Save to Activity Log (Postgres)

جزئیات:

• Send Email Reminder:

* نوع: n8n-nodes-base.emailSend

* پیکربندی: ایمیل‌های HTML و متن ساده قالب‌بندی شده را با استفاده از اعتبارنامه‌های SMTP ارسال می‌کند. آدرس‌های فرستنده و گیرنده معمولاً به صورت ایستا پیکربندی می‌شوند.

* اعتبارنامه‌ها: نیاز به جزئیات سرور SMTP پیکربندی شده دارد.

* موارد مرزی: خطاهای سرور SMTP، آدرس‌های ایمیل نامعتبر، یا مشکلات اتصال شبکه.

• Update Reminder Status:

* نوع: n8n-nodes-base.postgres (با استفاده از executeQuery)

* پیکربندی: رکورد فاکتور مربوطه را در پایگاه داده به‌روزرسانی می‌کند. زمان‌بندی last_reminder_sent را تنظیم می‌کند، reminder_count را افزایش می‌دهد، و last_reminder_type را ثبت می‌کند.

* موارد مرزی: مشکلات اتصال پایگاه داده یا شرایط رقابتی بالقوه با به‌روزرسانی‌های همزمان.

• Create Activity Log:

* نوع: n8n-nodes-base.set

* پیکربندی: یک شیء JSON ساختاریافته شامل جزئیات یادآوری ارسال شده، از جمله زمان‌بندی، اطلاعات فاکتور، نوع یادآوری، فوریت، و وضعیت ایجاد می‌کند.

* موارد مرزی: به داده‌های دقیق از گره‌های قبلی متکی است.

• Save to Activity Log:

* نوع: n8n-nodes-base.postgres (با استفاده از insert)

* پیکربندی: ورودی ثبت فعالیت ایجاد شده را در جدول invoice_activity_log در پایگاه داده PostgreSQL درج می‌کند.

* موارد مرزی: خطاهای درج پایگاه داده.

۵. گزارش‌دهی روزانه

هدف: جمع‌آوری و ارسال خلاصه‌ای از فعالیت‌های یادآوری روزانه به تیم مالی.

گره‌ها (Nodes):

• Generate Daily Summary (Code)
• Send Summary to Finance Team (Email Send)

جزئیات:

• Generate Daily Summary:

* نوع: n8n-nodes-base.code (JavaScript)

* پیکربندی: داده‌ها را از فعالیت‌های ثبت شده جمع‌آوری می‌کند تا یک گزارش خلاصه ایجاد کند. این شامل کل یادآوری‌های ارسال شده، تعداد بر اساس فوریت و نوع، و کل مبالغ معوق است.

* موارد مرزی: اگر هیچ یادآوری ارسال نشده باشد، ورودی ممکن است خالی باشد و نیاز به مدیریت خاصی دارد. خطاهای محاسبه نیز ممکن است.

• Send Summary to Finance Team:

* نوع: n8n-nodes-base.emailSend

* پیکربندی: گزارش خلاصه تولید شده را از طریق ایمیل ارسال می‌کند. خط موضوع معمولاً شامل تاریخ فعلی است. آدرس‌های فرستنده و گیرنده معمولاً ایستا هستند.

* اعتبارنامه‌ها: نیاز به جزئیات سرور SMTP پیکربندی شده دارد.

* موارد مرزی: خرابی‌های ارسال SMTP.

۶. مدیریت Webhook پرداخت

هدف: پردازش خودکار اعلان‌های پرداخت ورودی، به‌روزرسانی وضعیت فاکتور، و تأیید پرداخت‌ها.

گره‌ها (Nodes):

• Webhook: Payment Received (Webhook)
• Update Payment Status (Postgres)
• Webhook Response (Respond to Webhook)
• Send Payment Confirmation (Email Send)

جزئیات:

• Webhook: Payment Received:

* نوع: n8n-nodes-base.webhook

* پیکربندی: به درخواست‌های HTTP POST ورودی در یک مسیر مشخص (مانند /invoice-paid) گوش می‌دهد. این شاخه گردش کار را هنگام دریافت اعلان پرداخت فعال می‌کند.

* موارد مرزی: مدیریت درخواست‌های غیرمجاز یا payloadهای ورودی بدشکل.

• Update Payment Status:

* نوع: n8n-nodes-base.postgres (با استفاده از executeQuery)

* پیکربندی: رکورد فاکتور را در پایگاه داده به‌روزرسانی می‌کند تا payment_status را به "paid" علامت‌گذاری کند. همچنین payment_date را به زمان‌بندی فعلی تنظیم می‌کند و مبلغ و روش پرداخت دریافتی از payload webhook را ثبت می‌کند.

* موارد مرزی: خطاهای پایگاه داده یا گم شدن invoice_number در payload webhook.

• Webhook Response:

* نوع: n8n-nodes-base.respondToWebhook

* پیکربندی: یک پاسخ JSON به فرستنده ارسال می‌کند و ثبت موفقیت‌آمیز پرداخت را با جزئیات مرتبط مانند شماره فاکتور و مبلغ تأیید می‌کند.

* موارد مرزی: خطاهای قالب‌بندی payload پاسخ.

• Send Payment Confirmation:

* نوع: n8n-nodes-base.emailSend

* پیکربندی: یک ایمیل تأیید پرداخت به مشتری ارسال می‌کند و به شماره فاکتور ارجاع می‌دهد. آدرس‌های فرستنده و گیرنده معمولاً ایستا هستند.

* اعتبارنامه‌ها: نیاز به جزئیات سرور SMTP پیکربندی شده دارد.

* موارد مرزی: خرابی‌های ارسال SMTP.

---

📊 جدول خلاصه