صورتجلسات خودکار با هوش مصنوعی: خلاصه GPT-4، وظایف و توزیع

صورتجلسات خودکار با هوش مصنوعی با استفاده از GPT-4، تخصیص وظایف و توزیع چندکاناله

این گردش کار، ایجاد، توزیع و پیگیری صورتجلسات و موارد اقدام را با استفاده از هوش مصنوعی و ادغام‌های مختلف خودکار می‌کند. این گردش کار برای تبدیل رونوشت‌های خام جلسات به خلاصه‌های حرفه‌ای، استخراج وظایف قابل اجرا، توزیع این اسناد و اعلان‌ها در کانال‌های متعدد و مدیریت وظایف در Google Tasks طراحی شده است.

ویژگی‌های کلیدی:

• مستندسازی خودکار: تبدیل رونوشت‌های خام جلسات به صورتجلسات ساختاریافته.
• خلاصه‌سازی با هوش مصنوعی: تولید خلاصه‌های مختصر و حرفه‌ای با استفاده از GPT-4.
• استخراج موارد اقدام: شناسایی و استخراج وظایف قابل اجرا با تعیین مسئول و مهلت.
• توزیع چندکاناله: ارسال صورتجلسات و اعلان‌ها از طریق ایمیل و Slack.
• مدیریت وظایف: ایجاد و پیگیری موارد اقدام در Google Tasks.
• بایگانی اسناد: ذخیره صورتجلسات تولید شده به صورت PDF در Google Drive.

موارد استفاده:

• بهینه‌سازی فرآیندهای پیگیری جلسات.
• اطمینان از پاسخگویی برای موارد اقدام.
• بهبود ارتباطات و اشتراک دانش در تیم‌ها.
• کاهش تلاش دستی در وظایف اداری.

---

تجزیه و تحلیل گردش کار (Workflow Breakdown)

این گردش کار به بلوک‌های منطقی تقسیم شده است که هر کدام بخشی از فرآیند را مدیریت می‌کنند.

۱. دریافت ورودی و نرمال‌سازی داده‌ها

هدف: دریافت داده‌های خام جلسه از طریق وب‌هوک و استانداردسازی فراداده‌های ضروری برای پردازش بعدی.

• دریافت داده‌های جلسه (Webhook):

* نقش: نقطه ورود گردش کار. این گره منتظر درخواست‌های HTTP POST ورودی در نقطه پایانی /webhook/meeting-minutes می‌ماند.

* ورودی: انتظار می‌رود یک بار داده JSON حاوی جزئیات جلسه مانند title، date، participants، duration و transcript دریافت کند.

* خروجی: داده‌های JSON خام از درخواست وب‌هوک.

* پیکربندی: برای پاسخگویی پس از اتمام گردش کار تنظیم شده است.

• استخراج فراداده جلسه (Set):

* نقش: نرمال‌سازی و تخصیص مقادیر پیش‌فرض به فیلدهای کلیدی فراداده برای اطمینان از سازگاری.

* فیلدها:

* meetingTitle (پیش‌فرض: "Untitled Meeting")

* meetingDate (پیش‌فرض: تاریخ فعلی)

* participants (پیش‌فرض: آرایه خالی)

* duration (پیش‌فرض: "Not specified")

* rawTranscript (پیش‌فرض: رشته خالی)

* ورودی: خروجی وب‌هوک "دریافت داده‌های جلسه".

* خروجی: داده‌های JSON با فراداده نرمال‌شده.

۲. پاکسازی و اعتبارسنجی رونوشت

هدف: پاکسازی متن رونوشت خام و اعتبارسنجی کیفیت آن برای جلوگیری از هزینه‌های غیرضروری پردازش هوش مصنوعی.

• پاکسازی رونوشت (Code):

* نقش: آماده‌سازی رونوشت برای تجزیه و تحلیل هوش مصنوعی با حذف نویز و استخراج معیارهای کلیدی.

* اقدامات:

* حذف فضاهای خالی متعدد و فضاهای خالی ابتدا و انتهای متن.

* حذف مُهر زمانی (مانند [00:01:23]).

* حذف برچسب‌های عمومی گوینده (مانند "Speaker 1:").

* شمارش کل کلمات در رونوشت.

* تخمین زمان خواندن (با فرض حدود ۲۰۰ کلمه در دقیقه).

* ورودی: فراداده جلسه نرمال‌شده.

* خروجی: cleanedTranscript، transcriptWordCount، estimatedReadingTime و مُهر زمانی پردازش.

• اعتبارسنجی طول رونوشت (If):

* نقش: به عنوان یک دروازه کیفیت برای اطمینان از اینکه رونوشت به اندازه کافی قابل توجه برای پردازش معنی‌دار هوش مصنوعی است.

* شرایط: بررسی می‌کند که آیا رونوشت خالی نیست و آیا transcriptWordCount بیشتر از ۵۰ است.

* نتیجه: اگر اعتبارسنجی موفقیت‌آمیز باشد، گردش کار به پردازش هوش مصنوعی ادامه می‌دهد. اگر ناموفق باشد، گردش کار متوقف می‌شود تا از هزینه‌های غیرضروری هوش مصنوعی جلوگیری شود.

۳. پردازش هوش مصنوعی

هدف: استفاده از GPT-4 برای تولید خلاصه جلسه و استخراج موارد اقدام ساختاریافته.

• تولید خلاصه جلسه (OpenAI - GPT-4):

* نقش: ایجاد خلاصه‌ای حرفه‌ای ۲۰۰-۳۰۰ کلمه‌ای از جلسه از دیدگاه سوم شخص.

* پیکربندی: از GPT-4 با دمای ۰.۳ و حداکثر ۱۰۰۰ توکن استفاده می‌کند. یک اعلان سیستمی، هوش مصنوعی را برای تولید محتوا به سبک زبان حرفه‌ای کسب‌وکار راهنمایی می‌کند.

* ورودی: رونوشت پاک‌شده و فراداده جلسه.

* خروجی: متن خلاصه جلسه.

• استخراج موارد اقدام (OpenAI - GPT-4):

* نقش: شناسایی و استخراج وظایف قابل اقدام از رونوشت، و ساختاردهی آن‌ها به عنوان یک آرایه JSON.

* ساختار JSON: هر مورد در آرایه باید شامل فیلدهایی مانند task، assignee، deadline، priority و context باشد.

* پیکربندی: از GPT-4 با دمای ۰.۲ و حداکثر ۱۵۰۰ توکن استفاده می‌کند و انتظار پاسخ صرفاً JSON را دارد.

* ورودی: رونوشت پاک‌شده و فراداده جلسه.

* خروجی: یک شیء JSON حاوی آرایه action_items.

• ترکیب پاسخ‌های هوش مصنوعی (Merge):

* نقش: تجمیع خروجی‌های گره‌های "تولید خلاصه جلسه" و "استخراج موارد اقدام" در یک آرایه واحد برای پردازش ساده‌تر در مراحل بعدی.

* حالت: ضمیمه کردن (Append).

* ورودی: خروجی‌های دو گره OpenAI.

* خروجی: آرایه‌ای شامل خلاصه و موارد اقدام.

۴. تجزیه و غنی‌سازی داده‌ها

هدف: تجزیه محتوای تولید شده توسط هوش مصنوعی، غنی‌سازی موارد اقدام با فراداده اضافی و مرتب‌سازی آن‌ها برای وضوح.

• تجزیه و غنی‌سازی داده‌ها (Code):

* نقش: پردازش خروجی‌های ترکیبی هوش مصنوعی، استخراج داده‌های ساختاریافته و افزودن زمینه ارزشمند به موارد اقدام.

* اقدامات:

* استخراج متن خلاصه جلسه.

* تجزیه آرایه JSON موارد اقدام.

* غنی‌سازی هر مورد اقدام با:

* شناسه‌های منحصر به فرد.

* محاسبه daysUntilDeadline و deadlineStatus (مانند "overdue"، "urgent"، "upcoming"، "future").

* مرتب‌سازی موارد اقدام بر اساس priority (مانند فوری تا کم) و سپس بر اساس deadline.

* تولید فراداده خلاصه مانند تعداد وظایف و تفکیک تخصیص‌دهندگان.

* حفظ فراداده اصلی جلسه.

* ورودی: پاسخ‌های ترکیبی هوش مصنوعی.

* خروجی: یک شیء JSON جامع حاوی داده‌های جلسه غنی‌شده، شامل خلاصه، آرایه مرتب‌شده موارد اقدام و فراداده تولید شده.

۵. تولید و ذخیره‌سازی PDF

هدف: ایجاد یک سند PDF حرفه‌ای از صورتجلسات و ذخیره آن در Google Drive.

• تولید سند PDF (HTML/CSS to PDF):

* نقش: تبدیل داده‌های جلسه غنی‌شده به یک سند PDF جذاب از نظر بصری.

* محتوا: شامل خلاصه جلسه، لیست شرکت‌کنندگان، جدولی از موارد اقدام (با نشانگرهای اولویت و مهلت)، آمار خلاصه و یک پاورقی با مُهر زمانی تولید.

* سبک‌دهی: دارای سربرگ گرادیان، شبکه فراداده و نشان‌های اولویت کدگذاری شده با رنگ.

* ورودی: داده‌های جلسه تجزیه و غنی‌شده.

* خروجی: داده‌های PDF کدگذاری شده با Base64 و یک URL دانلود.

• دانلود PDF از URL (HTTP Request):

* نقش: دانلود PDF تولید شده به صورت داده باینری، که برای آپلود در Google Drive ضروری است.

* ورودی: URL دانلود PDF از گره قبلی.

* خروجی: داده‌های فایل PDF باینری.

• ذخیره PDF در درایو (Google Drive):

* نقش: آپلود فایل PDF باینری در پوشه تعیین شده Google Drive به نام "Minutes of Meeting".

* نام فایل: به صورت Meeting_Minutes_[Title]_[Date].pdf فرمت‌بندی شده است.

* ورودی: داده‌های فایل PDF باینری.

* خروجی: فراداده فایل Google Drive، شامل webViewLink.

• افزودن لینک دانلود PDF (Set):

* نقش: استخراج webViewLink (URL فایل PDF ذخیره شده) از پاسخ آپلود Google Drive و افزودن آن به داده‌های جلسه.

* ورودی: فراداده فایل Google Drive.

* خروجی: شیء داده جلسه افزوده شده شامل pdfUrl.

۶. توزیع

هدف: توزیع صورتجلسات و اطلاعات مرتبط به شرکت‌کنندگان و کانال‌های مربوطه.

• ارسال ایمیل به همه شرکت‌کنندگان (Gmail):

* نقش: ارسال ایمیل جامع به همه شرکت‌کنندگان جلسه.

* محتوا: شامل خلاصه‌ای از جلسه، لیستی از موارد اقدام (با تعیین مسئول، مهلت‌ها و اولویت‌ها)، لینک دانلود صورتجلسات کامل PDF و آمارهای کلیدی جلسه.

* ورودی: داده‌های جلسه افزوده شده، شامل آرایه participants و pdfUrl.

* پیکربندی: نیاز به اعتبارنامه OAuth2 Gmail دارد.

• اطلاع‌رسانی به کانال Slack (Slack):

* نقش: ارسال یک اعلان مختصر به کانال Slack تعیین شده.

* محتوا: شامل عنوان جلسه، تاریخ، تعداد شرکت‌کنندگان، خلاصه‌ای کوتاه از موارد اقدام و لینک به صورتجلسات PDF.

* ورودی: داده‌های جلسه افزوده شده.

* پیکربندی: نیاز به اعتبارنامه OAuth2 Slack دارد.

۷. ادغام مدیریت وظایف

هدف: ایجاد وظایف فردی در Google Tasks برای هر مورد اقدام و اطلاع‌رسانی به تعیین مسئولین.

• تقسیم وظایف برای ایجاد (Code):

* نقش: تبدیل آرایه موارد اقدام به موارد جداگانه، آماده‌سازی آن‌ها برای ایجاد به عنوان وظایف مجزا.

* ورودی: داده‌های جلسه غنی‌شده حاوی آرایه موارد اقدام.

* خروجی: موارد خروجی متعدد، یکی برای هر مورد اقدام.

• ایجاد وظیفه در Google Tasks (Google Tasks):

* نقش: ایجاد یک وظیفه جدید در لیست وظایف Google Tasks مشخص شده برای هر مورد اقدام.

* جزئیات وظیفه:

* عنوان: شرح مورد اقدام.

* یادداشت‌ها: شامل زمینه، عنوان/تاریخ جلسه، تعیین مسئول و اولویت.

* تاریخ سررسید: در فرمت ISO 8601 تنظیم شده است تا از مشکلات منطقه زمانی جلوگیری شود.

* ورودی: موارد وظیفه فردی از گره "تقسیم وظایف برای ایجاد".

* پیکربندی: نیاز به اعتبارنامه OAuth2 Google Tasks و یک لیست وظایف پیش‌فرض دارد.

• گروه‌بندی وظایف بر اساس تعیین مسئول (Code):

* نقش: تجمیع موارد اقدام بر اساس تعیین مسئول برای ادغام اعلان‌ها، ارسال یک ایمیل برای هر تعیین مسئول به جای یک ایمیل برای هر وظیفه.

* ورودی: داده‌های جلسه غنی‌شده با تمام موارد اقدام و URL PDF.

* خروجی: یک مورد خروجی برای هر تعیین مسئول منحصر به فرد، حاوی آرایه‌ای از وظایف تخصیص داده شده به آن‌ها.

• ارسال ایمیل‌های وظیفه فردی (Gmail):

* نقش: ارسال ایمیل‌های شخصی‌سازی شده به هر تعیین مسئول با جزئیات وظایف خاص آن‌ها.

* گیرنده: ایمیل‌ها به [assignee]@yourcompany.com ارسال می‌شوند (نیاز به سفارشی‌سازی دامنه دارد).

* محتوا: شامل تعداد وظایف تخصیص داده شده، جزئیات هر وظیفه (با کدگذاری رنگ اولویت و مهلت‌ها) و لینک به PDF صورتجلسات کامل.

* ورودی: وظایف گروه‌بندی شده بر اساس تعیین مسئول.

* پیکربندی: نیاز به اعتبارنامه OAuth2 Gmail دارد. توجه: دامنه گیرنده (@yourcompany.com) باید در پیکربندی گره سفارشی شود.

---

پشته فنی

• پلتفرم اصلی: n8n (خودمیزبانی شده یا ابری)
• مدل هوش مصنوعی: OpenAI GPT-4 (از طریق ادغام Langchain)
• ادغام‌ها:

* Webhook

* Gmail

* Slack

* Google Drive

* Google Tasks

* API تبدیل HTML/CSS به PDF

• زبان برنامه‌نویسی: JavaScript (برای نودهای کد)

---

شروع کار

1. راه‌اندازی n8n: اطمینان حاصل کنید که یک نمونه فعال از n8n دارید. می‌توانید اطلاعات بیشتر و راهنمای راه‌اندازی را در Axeto.ai n8n بیابید.

2. نصب Node ها: هر Node جامعه مورد نیاز (مانند Langchain، HTML/CSS to PDF) را از طریق رابط کاربری n8n نصب کنید.

3. پیکربندی اعتبارنامه‌ها: احراز هویت را برای سرویس‌های زیر تنظیم کنید:

* کلید API OpenAI

* Gmail OAuth2

* Slack OAuth2

* Google Drive/Tasks OAuth2

4. وارد کردن گردش کار: فایل JSON گردش کار را در نمونه n8n خود وارد کنید.

5. سفارشی‌سازی:

* دامنه yourcompany.com را در Node "ارسال ایمیل‌های وظیفه فردی" به‌روز کنید.

* در صورت تمایل، نام پوشه Google Drive ("Minutes of Meeting") را تنظیم کنید.

* لیست وظایف پیش‌فرض را در Node "ایجاد وظیفه در Google Tasks" تغییر دهید.

* دستورات سیستمی (system prompts) را در Node های OpenAI برای الزامات خلاصه‌سازی یا استخراج خاص، تنظیم کنید.

6. فعال‌سازی وب‌هوک: پس از فعال شدن گردش کار، URL وب‌هوک برای ارسال داده‌های جلسه در دسترس خواهد بود. می‌توانید آن را به صورت دستی فعال کنید یا با سرویس ضبط یا رونویسی جلسه خود ادغام کنید.

---

جدول خلاصه