اتوماسیون ارتباط با مشتری با GPT-4o، جیمیل و گوگل شیت

اتوماسیون ارتباطات و پیگیری با قدرت هوش مصنوعی (GPT-4o + Gmail + Google Sheets)

این گردش کار فرآیندهای ارتباط ایمیلی شخصی‌سازی شده و پیگیری را برای سرنخ‌های فروش با استفاده از GPT-4o (از طریق Azure OpenAI)، Gmail و Google Sheets خودکار می‌کند. این سیستم برای تیم‌های فروش طراحی شده است که به دنبال تعامل مؤثر با سرنخ‌های سرد یا گرم با تولید ایمیل‌های سفارشی، ارسال آن‌ها، نظارت بر پاسخ‌ها و به‌روزرسانی وضعیت سرنخ‌ها در یک صفحه گسترده CRM بدون دخالت دستی هستند.

شما می‌توانید این گردش کار و بسیاری موارد دیگر را در کاتالوگ Axeto بیابید: گردش کارهای هوش مصنوعی Axeto

نمای کلی گردش کار

این گردش کار به طور منطقی به بلوک‌های اصلی زیر تقسیم می‌شود:

1. دریافت ورودی و بازیابی سرنخ: گردش کار را راه‌اندازی کرده و داده‌های سرنخ را از Google Sheets دریافت کنید.

2. اعتبارسنجی و فیلتر سرنخ: ایمیل‌های سرنخ را اعتبارسنجی کرده و سرنخ‌ها را بر اساس وضعیت رزرو آن‌ها فیلتر کنید.

3. تولید ایمیل با هوش مصنوعی: از GPT-4o برای ایجاد ایمیل‌های ارتباطی شخصی‌سازی شده استفاده کنید.

4. ارسال اولیه ایمیل و نظارت بر پاسخ: ایمیل ارتباطی را از طریق Gmail ارسال کنید، منتظر پاسخ بمانید و پاسخ‌ها را بررسی کنید.

5. مدیریت پاسخ و به‌روزرسانی وضعیت سرنخ: پاسخ‌های مثبت را پردازش کرده و وضعیت سرنخ را در Google Sheets به "BOOKED" به‌روزرسانی کنید.

6. ایمیل پیگیری و نظارت بر پاسخ دوم: در صورت عدم دریافت پاسخ اولیه، ایمیل پیگیری ارسال کنید، منتظر بمانید و دوباره پاسخ‌ها را بررسی کنید.

7. به‌روزرسانی نهایی وضعیت سرنخ: در صورت دریافت پاسخ دوم، وضعیت سرنخ را به "BOOKED" یا در صورت عدم دریافت پاسخ پس از پیگیری، به "Declined" به‌روزرسانی کنید.

8. ثبت سرنخ‌های نامعتبر: ورودی‌های سرنخ نامعتبر یا ناقص را برای بررسی کیفیت داده‌ها ثبت کنید.

---

تجزیه و تحلیل جزئیات نودها

۱. دریافت ورودی و بازیابی سرنخ‌ها

هدف: این بخش گردش کار را آغاز کرده و لیست سرنخ‌هایی را که باید با آن‌ها تماس گرفته شود، از یک Google Sheet بازیابی می‌کند.

نودها:

• Manual Trigger

* نوع: n8n-nodes-base.manualTrigger

* نقش: به عنوان نقطه ورود گردش کار عمل می‌کند. با فعال‌سازی دستی، اجرا را آغاز می‌کند.

* پیکربندی: تنظیمات پیش‌فرض، بدون نیاز به پارامتر خاص.

* ورودی: ندارد.

* خروجی: نود بعدی را برای دریافت داده‌های سرنخ فعال می‌کند.

* شرایط شکست: مورد انتظاری وجود ندارد.

• Retrieve Lead Records from Google Sheets

* نوع: n8n-nodes-base.googleSheets

* نقش: داده‌های سرنخ را از یک تب مشخص Google Sheet (به عنوان مثال، "outreach automation" در یک شیت با نام "sample\_leads\_50") می‌خواند.

* پیکربندی: نیاز به Document ID و Sheet GID صفحه گسترده هدف دارد. از OAuth2 برای احراز هویت استفاده می‌کند. ستون‌های کلیدی مانند "Company Name"، "Contact Person" و "Booking Status" بازیابی می‌شوند.

* ورودی: توسط نود Manual Trigger فعال می‌شود.

* خروجی: یک آرایه JSON حاوی تمام رکوردهای سرنخ از شیت مشخص شده.

* شرایط شکست: خطاهای احراز هویت OAuth، مجوزهای دسترسی ناکافی به شیت، یا اگر شیت/تب خالی یا به اشتباه پیکربندی شده باشد.

---

۲. اعتبارسنجی و فیلتر سرنخ‌ها

هدف: این بلوک اطمینان حاصل می‌کند که فقط سرنخ‌های معتبر با وضعیت رزرو صحیح برای برقراری ارتباط پردازش می‌شوند.

نودها:

• Validate Lead Data Payload

* نوع: n8n-nodes-base.if

* نقش: با استفاده از یک عبارت منظم، معتبر بودن فیلد "Email" برای هر سرنخ را مطابق با فرمت استاندارد ایمیل تأیید می‌کند.

* پیکربندی: از الگوی regex /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/ برای بررسی اعتبار ایمیل استفاده می‌کند.

* ورودی: رکوردهای سرنخ از نود Google Sheets.

* خروجی: سرنخ‌های معتبر به مرحله فیلتر بعدی می‌روند؛ سرنخ‌های نامعتبر به نود "Log Invalid Leads" هدایت می‌شوند.

* موارد لبه‌ای: فیلدهای ایمیل خالی یا بدشکل و خطاهای احتمالی ارزیابی regex را مدیریت می‌کند.

• Filter for Booked Leads

* نوع: n8n-nodes-base.if

* نقش: سرنخ‌های معتبر را فیلتر می‌کند و فقط به آن‌هایی که "Booking Status" آن‌ها دقیقاً با "BOOKED" مطابقت دارد، اجازه می‌دهد تا برای تولید ایمیل ادامه دهند.

* پیکربندی: مقایسه رشته‌ای دقیق برای وضعیت "BOOKED" انجام می‌دهد.

* ورودی: سرنخ‌های معتبر از نود "If" قبلی.

* خروجی: سرنخ‌های با وضعیت "BOOKED" برای تولید ایمیل ارسال می‌شوند؛ سایرین از این مرحله عبور می‌کنند.

* موارد لبه‌ای: حساسیت به بزرگی و کوچکی حروف در تطابق وضعیت، یا اگر فیلد "Booking Status" وجود نداشته باشد.

• Log Invalid Leads to Google Sheets

* نوع: n8n-nodes-base.googleSheets (Append)

* نقش: داده‌های سرنخ نامعتبر (مانند آن‌هایی که فرمت ایمیل نادرست دارند) را به یک Google Sheet اختصاص داده شده برای بررسی و مدیریت کیفیت داده‌ها اضافه می‌کند.

* پیکربندی: نیاز به پیکربندی شیت و تب هدف برای ثبت دارد. از اعتبارنامه‌های OAuth2 استفاده می‌کند.

* ورودی: سرنخ‌های نامعتبر شناسایی شده توسط نود "Validate Lead Data Payload".

* خروجی: تأیید اینکه داده‌های سرنخ نامعتبر ثبت شده‌اند.

* شرایط شکست: مشکلات مربوط به دسترسی یا نوشتن در Google Sheet مشخص شده.

---

۳. تولید ایمیل با قدرت هوش مصنوعی

هدف: این بخش از GPT-4o برای تولید محتوای ایمیل شخصی‌سازی شده بر اساس اطلاعات سرنخ استفاده می‌کند.

نودها:

• Configure GPT-4o Model

* نوع: @n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatAzureOpenAi

* نقش: اتصال به مدل GPT-4o میزبانی شده در Azure OpenAI را راه‌اندازی کرده و آن را برای استفاده توسط عامل هوش مصنوعی آماده می‌کند.

* پیکربندی: "gpt-4o" را به عنوان مدل مشخص می‌کند. نیاز به اعتبارنامه‌های Azure OpenAI (کلید API، نقطه پایانی، نام استقرار) دارد.

* ورودی: مستقیماً ندارد؛ پیکربندی مدل را برای نودهای هوش مصنوعی پایین‌دستی فراهم می‌کند.

* خروجی: اتصال به مدل GPT-4o را برقرار می‌کند.

* موارد لبه‌ای: کلیدهای API نامعتبر، فراتر رفتن از سهمیه‌های استفاده، یا مشکلات اتصال شبکه به نقطه پایانی Azure.

• Generate Personalized Outreach Email (AI)

* نوع: @n8n/n8n-nodes-langchain.agent

* نقش: با استفاده از مدل GPT-4o پیکربندی شده، یک ایمیل HTML و خط موضوع حرفه‌ای و شخصی‌سازی شده برای هر سرنخ ایجاد می‌کند.

* پیکربندی: یک پیام سیستمی، شخصیت، لحن (مختصر، گرم، حرفه‌ای) و فرمت خروجی JSON مورد نظر (کلیدها: "subject"، "body\_html") را برای هوش مصنوعی تعریف می‌کند. اعلان به طور پویا داده‌های سرنخ (نام شرکت، شخص تماس و غیره) را تزریق می‌کند.

* ورودی: سرنخ‌های معتبر با وضعیت "BOOKED" و مدل GPT-4o پیکربندی شده.

* خروجی: خروجی خام JSON از هوش مصنوعی، معمولاً به صورت رشته.

* موارد لبه‌ای: پاسخ هوش مصنوعی فاقد کلیدهای مورد نیاز، JSON بدشکل، یا رسیدن به محدودیت‌های نرخ API.

• Parse AI Email Output (JavaScript)

* نوع: n8n-nodes-base.code

* نقش: خروجی خام هوش مصنوعی را با حذف بلوک‌های کد markdown احتمالی پاکسازی کرده و رشته JSON را به طور ایمن به یک شیء قابل استفاده حاوی موضوع ایمیل و بدنه HTML تجزیه می‌کند.

* پیکربندی: کد جاوا اسکریپت را برای مدیریت خطاهای تجزیه JSON به صورت ایمن پیاده‌سازی می‌کند.

* ورودی: رشته خروجی خام هوش مصنوعی.

* خروجی: یک شیء JSON ساختاریافته با کلیدهای subject و body_html، آماده برای ارسال.

* شرایط شکست: JSON بدشکل دریافت شده از هوش مصنوعی یا خروجی خالی.

---

۴. ارسال اولیه ایمیل و نظارت بر پاسخ

هدف: این بلوک ایمیل اولیه ارتباط را ارسال کرده و سپس منتظر می‌ماند و پاسخ سرنخ را بررسی می‌کند.

نودها:

• Send Initial Outreach Email via Gmail

* نوع: n8n-nodes-base.gmail (Send Email)

* نقش: ایمیل ارتباطی شخصی‌سازی شده را با استفاده از Gmail به آدرس ایمیل سرنخ ارسال می‌کند. همچنین شناسه رشته Gmail را برای پیگیری بعدی ثبت می‌کند.

* پیکربندی: نیاز به اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail دارد. فیلدهای sendTo، subject و message با استفاده از خروجی هوش مصنوعی تجزیه شده و آدرس ایمیل سرنخ پر می‌شوند.

* ورودی: JSON ایمیل هوش مصنوعی تجزیه شده (موضوع، بدنه HTML) و آدرس ایمیل سرنخ.

* خروجی: حاوی threadId ایمیل ارسال شده، که برای نظارت بر پاسخ‌ها حیاتی است.

* شرایط شکست: خطاهای OAuth Gmail، آدرس‌های گیرنده نامعتبر، یا فراتر رفتن از محدودیت‌های ارسال API Gmail.

• Wait Before Thread Check (24 hr)

* نوع: n8n-nodes-base.wait

* نقش: اجرای گردش کار را به مدت ۲۴ ساعت متوقف می‌کند تا به سرنخ زمان کافی برای پاسخ به ایمیل اولیه داده شود.

* پیکربندی: روی مدت زمان ۲۴ ساعت (۸۶۴۰۰ ثانیه) تنظیم شده است.

* ورودی: پس از ارسال ایمیل اولیه فعال می‌شود.

* خروجی: اجرای گردش کار را پس از تأخیر مشخص شده از سر می‌گیرد و نود بعدی را فعال می‌کند.

* موارد لبه‌ای: وقفه‌های گردش کار در طول دوره انتظار.

• Fetch Sent Email Thread from Gmail

* نوع: n8n-nodes-base.gmail (Get Thread)

* نقش: کل رشته مکالمه ایمیل مربوط به ایمیل ارتباطی اولیه ارسال شده را بازیابی می‌کند.

* پیکربندی: از threadId به دست آمده از نود "Send Initial Outreach Email" استفاده می‌کند. نیاز به اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail دارد.

* ورودی: تکمیل انتظار ۲۴ ساعته.

* خروجی: داده‌های JSON که رشته ایمیل را نشان می‌دهد، شامل آرایه‌ای از پیام‌ها.

* شرایط شکست: threadId نامعتبر یا منقضی شده، یا خطاهای API Gmail.

• Check for Client Reply

* نوع: n8n-nodes-base.if

* نقش: رشته ایمیل بازیابی شده را برای تعیین اینکه آیا پاسخی دریافت شده است، بررسی می‌کند. این نود به دنبال یک پاسخ مثبت است که اغلب با کلمات کلیدی خاص نشان داده می‌شود.

* پیکربندی: قطعه‌ای از پیام دوم در رشته (شاخص ۱) را برای کلمه کلیدی مانند "Yes" برای نشان دادن پاسخ مثبت بررسی می‌کند.

* ورودی: داده‌های JSON رشته ایمیل.

* خروجی: در صورت شناسایی پاسخ، گردش کار به استخراج جزئیات پاسخ ادامه می‌دهد. اگر پاسخی یافت نشد، به ارسال ایمیل پیگیری منشعب می‌شود.

* موارد لبه‌ای: مثبت یا منفی کاذب به دلیل محتوای قطعه ایمیل، یا اگر ساختار رشته غیرمنتظره باشد (به عنوان مثال، پیام دوم وجود نداشته باشد).

---

۵. پردازش پاسخ و به‌روزرسانی وضعیت سرنخ

هدف: این بخش یک پاسخ مثبت را پردازش کرده، اطلاعات مرتبط را استخراج می‌کند و وضعیت سرنخ را در Google Sheets به‌روزرسانی می‌کند.

نودها:

• Extract Reply Details (JavaScript)

* نوع: n8n-nodes-base.code

* نقش: قطعه ایمیل پاسخ مشتری را تجزیه کرده، اطلاعات کلیدی مانند فرستنده، شخص تماس، شناسه رشته، موضوع را استخراج کرده و محتوای پیام را پاکسازی می‌کند.

* پیکربندی: شامل منطقی برای حذف خودکار متن نقل شده (که در پاسخ‌های ایمیل رایج است) و سازماندهی داده‌های استخراج شده به یک شیء JSON با وضعیت "BOOKED" و مُهر زمانی فعلی است.

* ورودی: JSON رشته ایمیل حاوی پاسخ مشتری.

* خروجی: یک شیء JSON پاکسازی شده آماده برای به‌روزرسانی CRM.

* موارد لبه‌ای: فرمت‌های پاسخ غیرمنتظره یا فیلدهای گمشده در قطعه ایمیل.

• Update Lead Record – Booked (Google Sheets)

* نوع: n8n-nodes-base.googleSheets (Append or Update)

* نقش: ردیف سرنخ مربوطه را در Google Sheet به‌روزرسانی می‌کند. "Booking Status" را به "BOOKED" تنظیم کرده، پیام مشتری، شناسه رشته و مُهر زمانی به‌روزرسانی را اضافه می‌کند.

* پیکربندی: از آدرس ایمیل سرنخ به عنوان کلید تطبیق برای یافتن ردیف صحیح برای به‌روزرسانی استفاده می‌کند. فیلدهای استخراج شده را به طور مناسب نگاشت می‌کند. نیاز به اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail دارد.

* ورودی: داده‌های پاسخ پاکسازی شده از نود جاوا اسکریپت.

* خروجی: تأیید اینکه رکورد سرنخ با موفقیت به‌روزرسانی شده است.

* شرایط شکست: مشکلات مربوط به دسترسی به Google Sheets یا تداخلات احتمالی همزمانی اگر چندین فرآیند سعی در به‌روزرسانی یک ردیف داشته باشند.

---

۶. ایمیل پیگیری و نظارت بر پاسخ دوم

هدف: اگر ارتباط اولیه پاسخی دریافت نکند، این بلوک یک ایمیل پیگیری ارسال کرده و پاسخ به آن را نظارت می‌کند.

نودها:

• Send Second Follow-Up Email via Gmail

* نوع: n8n-nodes-base.gmail (Send Email)

* نقش: یک ایمیل پیگیری مودبانه به سرنخ‌هایی که به ارتباط اولیه پاسخ ندادند، ارسال می‌کند.

* پیکربندی: نام شخص تماس سرنخ را به طور پویا شامل می‌شود. از یک خط موضوع ثابت مانند "Still open to a quick chat." استفاده می‌کند. نیاز به اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail دارد.

* ورودی: داده‌های سرنخ برای کسانی که به ایمیل اول پاسخ ندادند.

* خروجی: threadId ایمیل پیگیری ارسال شده برای ردیابی.

* شرایط شکست: مشابه نود ارسال ایمیل اولیه (خطاهای OAuth، آدرس‌های نامعتبر، محدودیت‌های API).

• Wait Before Second Thread Check (24 hr)

* نوع: n8n-nodes-base.wait

* نقش: پس از ارسال ایمیل پیگیری، گردش کار را به مدت ۲۴ ساعت دیگر متوقف می‌کند تا زمان برای پاسخ فراهم شود.

* پیکربندی: روی مدت زمان ۲۴ ساعت تنظیم شده است.

* ورودی: پس از ارسال ایمیل پیگیری فعال می‌شود.

* خروجی: اجرا را از سر می‌گیرد و دریافت رشته پیگیری را فعال می‌کند.

• Fetch Follow-Up Thread from Gmail

* نوع: n8n-nodes-base.gmail (Get Thread)

* نقش: رشته ایمیل مربوط به پیام پیگیری را برای بررسی هرگونه پاسخ جدید بازیابی می‌کند.

* پیکربندی: از threadId از نود "Send Second Follow-Up Email" استفاده می‌کند. نیاز به اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail دارد.

* ورودی: تکمیل دومین انتظار ۲۴ ساعته.

* خروجی: داده‌های JSON حاوی پیام‌ها در رشته پیگیری.

* شرایط شکست: threadId نامعتبر یا محدودیت‌های نرخ API Gmail.

• Check for Second Reply

* نوع: n8n-nodes-base.if

* نقش: رشته پیگیری را برای پاسخ، مشابه بررسی پاسخ اول، بررسی می‌کند.

* پیکربندی: قطعه‌ای از پیام دوم (شاخص ۱) را برای کلمه کلیدی مثبت مانند "Yes" بررسی می‌کند.

* ورودی: داده‌های JSON رشته ایمیل پیگیری.

* خروجی: در صورت شناسایی پاسخ، گردش کار به استخراج جزئیات و به‌روزرسانی وضعیت ادامه می‌دهد. اگر پاسخی یافت نشد، به علامت‌گذاری سرنخ به عنوان "Declined" منشعب می‌شود.

* موارد لبه‌ای: مشابه اولین بررسی پاسخ (مثبت یا منفی کاذب، ساختار رشته غیرمنتظره).

---

۷. به‌روزرسانی نهایی وضعیت سرنخ

هدف: این بلوک وضعیت سرنخ را در Google Sheets بر اساس اینکه آیا پاسخی پس از پیگیری دریافت شده است یا خیر، نهایی می‌کند.

نودها:

• Extract Second Reply Details (JavaScript)

* نوع: n8n-nodes-base.code

* نقش: پاسخ به ایمیل پیگیری را تجزیه کرده، جزئیات مربوطه را استخراج کرده و آن‌ها را برای به‌روزرسانی رکورد سرنخ آماده می‌کند. این نود مشابه نود استخراج پاسخ اول عمل می‌کند.

* پیکربندی: متن نقل شده را پاکسازی کرده و داده‌های استخراج شده، از جمله وضعیت "BOOKED" و مُهر زمانی را سازماندهی می‌کند.

* ورودی: JSON رشته ایمیل پیگیری حاوی پاسخ.

* خروجی: شیء JSON پاکسازی شده برای به‌روزرسانی CRM.

* موارد لبه‌ای: فرمت‌های پاسخ غیرمنتظره یا فیلدهای گمشده.

• Update Lead Record – Replied (Google Sheets)

* نوع: n8n-nodes-base.googleSheets (Append or Update)

* نقش: رکورد سرنخ را در Google Sheets برای به‌روزرسانی به وضعیت "BOOKED"، شامل جزئیات پاسخ دوم، به‌روزرسانی می‌کند.

* پیکربندی: سرنخ را با ایمیل تطبیق داده و فیلدهای مربوطه را با اطلاعات پاسخ استخراج شده به‌روزرسانی می‌کند. از اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail استفاده می‌کند.

* ورودی: داده‌های پاکسازی شده از استخراج پاسخ دوم.

* خروجی: تأیید به‌روزرسانی.

* شرایط شکست: مشکلات دسترسی به Google Sheets یا تداخلات همزمانی.

• Update Lead Status to Declined

* نوع: n8n-nodes-base.set

* نقش: یک مقدار ثابت را برای نشان دادن وضعیت "Declined" سرنخ برای سرنخ‌هایی که پس از ایمیل پیگیری پاسخی دریافت نکردند، تنظیم می‌کند.

* پیکربندی: یک جفت کلید-مقدار ایجاد می‌کند، به عنوان مثال، Booking Status: "Declined".

* ورودی: زمانی که پس از ایمیل پیگیری پاسخی دریافت نشد، فعال می‌شود.

* خروجی: مقدار وضعیت "Declined".

• Update Lead Record – Declined (Google Sheets)

* نوع: n8n-nodes-base.googleSheets (Append or Update)

* نقش: ردیف سرنخ را در Google Sheets به‌روزرسانی می‌کند تا وضعیت "Declined" را منعکس کند.

* پیکربندی: سرنخ را با ایمیل تطبیق داده و فیلد "Booking Status" را با مقدار "Declined" به‌روزرسانی می‌کند. از اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail استفاده می‌کند.

* ورودی: مقدار وضعیت "Declined" از نود "Set".

* خروجی: تأیید به‌روزرسانی.

* شرایط شکست: مشکلات دسترسی به Google Sheets یا تداخلات همزمانی.

---

۸. ثبت سرنخ‌های نامعتبر

هدف: این بخش یک پشتیبان برای ثبت سرنخ‌هایی است که اعتبارسنجی اولیه را با شکست مواجه می‌کنند و اطمینان از حفظ کیفیت داده‌ها.

نودها:

• Log Invalid Leads to Google Sheets

* نوع: n8n-nodes-base.googleSheets (Append)

* نقش: داده‌های سرنخ را که اعتبارسنجی را با شکست مواجه کرده‌اند (مانند فرمت ایمیل نامعتبر) به یک Google Sheet جداگانه برای بررسی اضافه می‌کند.

* پیکربندی: نیاز به شیت و تب هدف برای ثبت ورودی‌های نامعتبر دارد. از اعتبارنامه‌های OAuth2 استفاده می‌کند.

* ورودی: سرنخ‌های شناسایی شده به عنوان نامعتبر توسط نود "Validate Lead Data Payload".

* خروجی: تأیید اینکه داده‌های سرنخ نامعتبر ثبت شده‌اند.

* شرایط شکست: مشکلات مربوط به دسترسی یا نوشتن در Google Sheet مشخص شده.