اتوماسیون تحلیل و تأیید مناقصه با هوش مصنوعی و n8n

اتوماسیون تحلیل و تأیید مناقصه: Airtable به Slack با هوش مصنوعی

این گردش کار فرآیند ارزیابی و تأیید مناقصات با اولویت بالا را خودکار می‌کند. جزئیات مناقصه را از Airtable دریافت کرده، از هوش مصنوعی برای تحلیل مناسب بودن آن‌ها استفاده می‌کند و آن‌ها را برای تأیید مدیریت از طریق Slack هدایت می‌کند، که تصمیم‌گیری به‌موقع و آگاهانه Go/No-Go را تضمین می‌کند.

دسته‌بندی‌ها: CRM، خلاصه‌سازی هوش مصنوعی، اتوماسیون تدارکات، اتوماسیون گردش کار

پلتفرم: کاتالوگ n8n Axeto.ai

---

۱. نمای کلی گردش کار

این گردش کار برای تیم‌های تدارکات و مدیریت مناقصات طراحی شده است تا مناقصات را به طور سیستماتیک بررسی کنند. این گردش کار فرصت‌های با اولویت بالا را شناسایی کرده، از هوش مصنوعی برای تحلیل مختصر و ارائه توصیه استفاده می‌کند و فرآیند تأیید را از طریق اعلان‌های Slack ساده‌سازی می‌کند.

گردش کار شامل مراحل کلیدی زیر است:

1. تریگر زمان‌بندی شده و بازیابی داده: فرآیند را روزانه برای دریافت مناقصات با اولویت بالا و در انتظار از Airtable آغاز می‌کند.

2. تحلیل مناقصه با قدرت هوش مصنوعی: از نودهای LangChain با OpenAI GPT-4 برای تحلیل جزئیات مناقصه، تولید خلاصه ساختاریافته و ارائه توصیه Go/No-Go استفاده می‌کند.

3. هدایت تأیید از طریق Slack: اطلاعات خلاصه شده مناقصه را با دکمه‌های تأیید تعاملی به یک کانال Slack مشخص ارسال کرده و تصمیمات مدیریتی را ثبت می‌کند.

4. به‌روزرسانی وضعیت و اعلان‌ها: وضعیت مناقصه را در Airtable بر اساس نتیجه تأیید به‌روزرسانی کرده و ایمیل‌های تأیید یا پیام‌های جایگزین ارسال می‌کند.

5. مدیریت خطای قوی: گردش کار را برای هرگونه شکست نظارت کرده و تیم را از طریق Slack برای رفع سریع مشکل مطلع می‌سازد.

---

۲. جزئیات گره‌ها (Node Breakdown)

۲.۱. ماشه (Trigger) و دریافت داده‌ها

این بخش گردش کار را آغاز کرده و داده‌های مناقصه مورد نیاز را از Airtable بازیابی می‌کند.

• گره‌ها (Nodes):

* Schedule Trigger

* Fetch Pending Record From Airtable

• جزئیات گره‌ها:

* Schedule Trigger

* نوع: Schedule Trigger

* هدف: شروع گردش کار روزانه ساعت ۹ صبح.

* پیکربندی: تنظیم شده برای فعال شدن دقیقاً ساعت ۹ صبح هر روز.

* ورودی: ندارد (این گره شروع کننده است).

* خروجی: گره Fetch Pending Record From Airtable را فعال می‌کند.

* ملاحظات: اطمینان حاصل کنید که نمونه n8n در زمان برنامه‌ریزی شده در حال اجرا است. به تنظیمات منطقه زمانی توجه کنید.

* Fetch Pending Record From Airtable

* نوع: Airtable

* هدف: بازیابی مناقصه‌ها از Airtable که دارای اولویت "High" و وضعیت "Pending" علامت‌گذاری شده‌اند.

* پیکربندی:

* نیاز به اعتبارنامه Airtable Personal Access Token دارد.

* پایگاه داده (Base) و جدول (Table) Airtable حاوی داده‌های مناقصه را مشخص کنید.

* از فرمول فیلتر استفاده کنید: AND({Priority} = "High", {Status} = "Pending").

* ورودی: توسط Schedule Trigger فعال می‌شود.

* خروجی: رکوردهای مناقصه بازیابی شده را برای تحلیل هوش مصنوعی به مرحله بعدی ارسال می‌کند.

* ملاحظات: محدودیت‌های نرخ (rate limits) API Airtable را نظارت کنید. اطمینان حاصل کنید که اعتبارنامه‌ها معتبر هستند. مواردی را که هیچ رکورد مطابقی یافت نمی‌شود، مدیریت کنید.

۲.۲. تحلیل و خلاصه‌سازی هوش مصنوعی

این بخش از هوش مصنوعی برای تحلیل جزئیات مناقصه بازیابی شده و تولید یک توصیه ساختاریافته استفاده می‌کند.

• گره‌ها (Nodes):

* AI Model: GPT-4 Priority Engine

* AI Memory: Priority Context

* AI Agent OpenAI — RFP Summary + Scoring with JSON output

* Parse AI Output (Structured JSON)

* Format Data From AI Agent

• جزئیات گره‌ها:

* AI Model: GPT-4 Priority Engine

* نوع: LangChain LM Chat OpenAI

* هدف: فراهم کردن مدل زبان GPT-4 برای عامل هوش مصنوعی جهت انجام تحلیل.

* پیکربندی:

* مدل: gpt-4o-mini (یا نسخه ترجیحی GPT-4).

* دما (Temperature): 0.7 برای تعادل بین خلاقیت و تمرکز.

* نیاز به اعتبارنامه OpenAI API key دارد.

* ورودی: داده‌های مناقصه را از گره Airtable دریافت می‌کند.

* خروجی: قابلیت‌های مدل زبان را به گره AI Agent OpenAI تغذیه می‌کند.

* ملاحظات: از محدودیت‌های نرخ و هزینه‌های API OpenAI آگاه باشید. اطمینان حاصل کنید که کلید API به درستی پیکربندی شده است.

* AI Memory: Priority Context

* نوع: LangChain Memory Buffer Window

* هدف: حفظ زمینه مکالمه برای عامل هوش مصنوعی، بهبود انسجام، به ویژه در صورت پردازش چندین مناقصه مرتبط.

* پیکربندی: از یک کلید مانند "AI Agenda" برای ذخیره زمینه مرتبط استفاده می‌کند.

* ورودی: به صورت داخلی به گره AI Agent OpenAI متصل است.

* خروجی: زمینه حافظه را به عامل هوش مصنوعی ارائه می‌دهد.

* ملاحظات: استفاده از حافظه را برای جلوگیری از سرریز یا از دست دادن وضعیت، نظارت کنید.

* AI Agent OpenAI — RFP Summary + Scoring with JSON output

* نوع: LangChain AI Agent

* هدف: گره اصلی هوش مصنوعی که جزئیات مناقصه را در برابر قوانین ارزیابی تعریف شده پردازش کرده و یک پاسخ JSON ساختاریافته را خروجی می‌دهد.

* پیکربندی:

* Prompt: شامل فیلدهای مناقصه (مانند مرجع، شرکت، مکان، شرح مختصر، تاریخ‌ها، لینک، منبع، وضعیت).

System Message: به هوش مصنوعی دستور می‌دهد تا مناقصه‌ها را بر اساس معیارهای خاص (فوریت، فرصت، ریسک) تحلیل کرده و فقط* در قالب JSON با کلیدهای زیر پاسخ دهد: urgency, priorityScore, summary, goNoGo, reason.

* Output Parser: برای انتظار JSON ساختاریافته فعال شده است.

* ورودی: داده‌های مناقصه، مدل هوش مصنوعی و زمینه حافظه هوش مصنوعی.

* خروجی: پاسخ خام JSON از عامل هوش مصنوعی حاوی تحلیل و توصیه.

* ملاحظات: اگر prompt مبهم باشد، هوش مصنوعی ممکن است JSON نامعتبر برگرداند. فیلدهای مناقصه گمشده می‌تواند بر تحلیل تأثیر بگذارد و به طور بالقوه منجر به فوریت "Review Required" شود.

* Parse AI Output (Structured JSON)

* نوع: LangChain Output Parser Structured JSON

* هدف: اعتبارسنجی و تجزیه خروجی JSON عامل هوش مصنوعی، اطمینان از انطباق آن با طرحواره (schema) مورد انتظار.

* پیکربندی: یک مثال طرحواره JSON شامل فیلدهایی مانند urgency, priorityScore, summary, goNoGo, و reason تعریف کنید.

* ورودی: خروجی خام JSON از گره AI Agent OpenAI.

* خروجی: داده‌های ساختاریافته و اعتبارسنجی شده آماده برای پردازش پایین‌دستی.

* ملاحظات: خطاهای تجزیه احتمالی را در صورتی که خروجی هوش مصنوعی نامعتبر باشد، مدیریت کنید.

* Format Data From AI Agent

* نوع: Set

* هدف: استخراج فیلدهای کلیدی از خروجی تجزیه شده هوش مصنوعی و غنی‌سازی داده‌ها با یک لینک مستقیم Airtable و مرجع مناقصه برای وضوح.

* پیکربندی: متغیرهایی مانند Urgency, PriorityScore, Summary, goNoGo, Reason, AirtableURL (با استفاده از شناسه رکورد Airtable ساخته شده) و TenderRefNo را تعریف کنید.

* ورودی: داده‌های تجزیه و ساختاریافته از گره Parse AI Output.

* خروجی: داده‌های قالب‌بندی شده آماده برای منطق تصمیم‌گیری و اعلان‌های Slack.

* ملاحظات: اطمینان حاصل کنید که شناسه رکورد Airtable برای ساخت URL در دسترس است. خطاهای احتمالی عبارت (expression) را در صورتی که گره‌های بالادستی ناموفق باشند، مدیریت کنید.

۲.۳. گردش کار تأیید

این بخش تعیین می‌کند که آیا یک مناقصه نیاز به بررسی بیشتر دارد یا خیر و فرآیند تأیید Slack را مدیریت می‌کند.

• گره‌ها (Nodes):

* Check Priority

* Send Tender Details and wait for response (Slack)

* Check Approved

• جزئیات گره‌ها:

* Check Priority

* نوع: If

* هدف: فیلتر کردن مناقصه‌ها بر اساس معیارهای هدایت شده توسط هوش مصنوعی: Urgency = "High", PriorityScore > 70, و goNoGo = "Go".

* پیکربندی: سه شرط را با استفاده از عملگر AND تنظیم کنید.

* ورودی: داده‌های قالب‌بندی شده از Format Data From AI Agent.

* خروجی:

* شاخه True: به گره Send Tender Details and wait for response (Slack) ادامه می‌دهد.

* شاخه False: در صورت عدم مطابقت مناقصه‌ها با معیارها، به گره Send Message (Slack fallback) هدایت می‌شود.

* ملاحظات: برای جلوگیری از مسیریابی نادرست، از حروف بزرگ و کوچک و انواع داده سازگار در شرایط اطمینان حاصل کنید.

* Send Tender Details and wait for response (Slack)

* نوع: Slack (sendAndWait)

* هدف: ارسال یک پیام دقیق در مورد مناقصه به یک کانال Slack و انتظار برای تأیید یا رد مدیر.

* پیکربندی:

* کانال: شناسه کانال Slack مورد نظر را مشخص کنید (مانند general-information).

* پیام: شامل مرجع مناقصه، خلاصه، توصیه Go/No-Go، دلیل، امتیاز اولویت و لینک بررسی Airtable.

* نوع تأیید (Approval Type): روی double تنظیم شده تا دکمه‌های "Accept" و "Reject" فعال شوند.

* نیاز به اعتبارنامه توکن Slack API دارد.

* ورودی: شاخه "True" از گره Check Priority.

* خروجی: پاسخ مدیر (وضعیت تأیید) را به گره Check Approved ارسال می‌کند.

* ملاحظات: محدودیت‌های نرخ API Slack را نظارت کنید. شناسه کانال را تأیید کنید. سناریوهایی را که کاربران درخواست را نادیده می‌گیرند یا فرمت پاسخ تغییر می‌کند، مدیریت کنید.

* Check Approved

* نوع: If

* هدف: ارزیابی پاسخ از اقدام تأیید Slack.

* پیکربندی: شرط، فیلد بولی approved در پاسخ Slack را بررسی می‌کند که آیا true است.

* ورودی: داده‌های پاسخ از گره Send Tender Details and wait for response (Slack).

* خروجی:

* شاخه True: به به‌روزرسانی وضعیت Airtable به "Approved" و ارسال ایمیل تأیید ادامه می‌دهد.

* شاخه False: به به‌روزرسانی وضعیت Airtable هدایت می‌شود (توجه: پیکربندی فعلی به "Approved" به‌روزرسانی می‌کند که ممکن است خطای منطقی باشد؛ در نظر بگیرید که به "Rejected" یا "Pending Review" به‌روزرسانی شود).

* ملاحظات: از خطاهای منطقی احتمالی در شاخه False آگاه باشید. اطمینان حاصل کنید که ساختار پاسخ Slack به درستی تفسیر شده است.

۲.۴. به‌روزرسانی وضعیت و اعلان‌ها

این بخش به‌روزرسانی وضعیت مناقصه در Airtable و اطلاع‌رسانی به طرف‌های مربوطه را مدیریت می‌کند.

• گره‌ها (Nodes):

* Update Approved Status (Airtable)

* Send Confirmation Mail (Gmail)

* Update Pending Status (Airtable)

* Send Message (Slack fallback)

• جزئیات گره‌ها:

* Update Approved Status (Airtable)

* نوع: Airtable

* هدف: به‌روزرسانی وضعیت مناقصه به "Approved" در Airtable برای مواردی که از طریق Slack تأیید شده‌اند.

* پیکربندی:

* رکوردها را با استفاده از TenderRefNo مطابقت دهید.

* فیلد Status را به "Approved" به‌روزرسانی کنید.

* ورودی: شاخه "True" از گره Check Approved.

* خروجی: ندارد.

* ملاحظات: از اتصال API Airtable و تطابق صحیح رکورد اطمینان حاصل کنید. مسائل مربوط به همزمانی (concurrency) را مدیریت کنید.

* Send Confirmation Mail (Gmail)

* نوع: Gmail

* هدف: ارسال اعلان ایمیلی به تیم مناقصه که تأیید مناقصه و مراحل بعدی را تأیید می‌کند.

* پیکربندی:

* گیرنده: به جای کدنویسی آدرس ایمیل، بهتر است از یک متغیر محیطی (environment variable) استفاده شود.

* موضوع: شماره مرجع مناقصه را شامل شود.

* متن: شامل خلاصه مناقصه، امتیاز اولویت، توصیه، لینک Airtable و هر دستورالعمل لازم.

* نیاز به اعتبارنامه‌های Gmail OAuth2 دارد.

* ورودی: شاخه "True" از گره Check Approved.

* خروجی: ندارد.

* ملاحظات: سهمیه‌های ارسال Gmail را نظارت کنید. اطمینان حاصل کنید که آدرس‌های ایمیل معتبر هستند و اعتبارنامه‌ها به‌روز هستند.

* Update Pending Status (Airtable)

* نوع: Airtable

* هدف: به‌روزرسانی وضعیت مناقصه در Airtable. توجه: پیکربندی فعلی وضعیت را حتی در شاخه False گره Check Approved به "Approved" به‌روزرسانی می‌کند. این به نظر یک خطای منطقی می‌رسد. در نظر بگیرید که این را به "Rejected" یا "Pending Further Review" به‌روزرسانی کنید.

* پیکربندی:

* رکوردها را با استفاده از TenderRefNo مطابقت دهید.

* فیلد Status را به‌روزرسانی کنید.

* ورودی: شاخه "False" از گره Check Approved.

* خروجی: ندارد.

* ملاحظات: منطق را در اینجا اصلاح کنید تا وضعیت رد یا در انتظار را به درستی منعکس کند.

* Send Message (Slack fallback)

* نوع: Slack

* هدف: ارسال اعلان به Slack زمانی که هیچ مناقصه با اولویت بالا برای روز یافت نمی‌شود.

* پیکربندی: پیام ثابت: "There is No Priority Tender Available." به همان کانالی که درخواست‌های تأیید ارسال می‌شود، ارسال می‌شود.

* ورودی: شاخه "False" از گره Check Priority.

* خروجی: ندارد.

* ملاحظات: اطمینان حاصل کنید که اعتبارنامه‌های Slack API معتبر هستند.

۲.۵. مدیریت خطا (Error Handling)

این بخش اطمینان می‌دهد که هرگونه شکست در گردش کار بلافاصله برای بررسی مشخص می‌شود.

• گره‌ها (Nodes):

* Error Handler Trigger

* Slack: Send Error Alert

• جزئیات گره‌ها:

* Error Handler Trigger

* نوع: Error Trigger

* هدف: گرفتن هرگونه خطایی که در طول اجرای گردش کار رخ می‌دهد.

* ورودی: مکانیزم گرفتن سراسری (Global catch mechanism).

* خروجی: جزئیات خطا را به گره Slack: Send Error Alert هدایت می‌کند.

* Slack: Send Error Alert

* نوع: Slack

* هدف: ارسال یک پیام هشدار قالب‌بندی شده به یک کانال Slack تعیین شده هنگام وقوع خطا.

* پیکربندی: پیام باید شامل جزئیاتی مانند نام گره‌ای که خطا در آن رخ داده است، خود پیام خطا و یک مُهر زمانی باشد.

* ورودی: اطلاعات خطا از Error Handler Trigger.

* خروجی: ندارد.

* ملاحظات: اطمینان حاصل کنید که کانال Slack نظارت می‌شود. تأیید کنید که پیام‌های خطا برای اشکال‌زدایی به اندازه کافی آموزنده هستند.

---

۳. جدول خلاصه