تبدیل خودکار OneDrive Word به PDF و ارسال با Gmail

تبدیل خودکار OneDrive به PDF با Foxit و تحویل از طریق Gmail

این گردش کار، تبدیل اسناد Microsoft Word ذخیره شده در OneDrive به فرمت PDF را با استفاده از سرویس‌های PDF Foxit خودکار می‌کند و سپس PDF حاصل را از طریق Gmail ارسال می‌نماید. این گردش کار برای سناریوهایی که نیاز به تبدیل و توزیع خودکار اسناد دارند، ایده‌آل است.

دسته‌بندی‌ها: مدیریت فایل، اتوماسیون اسناد، یکپارچه‌سازی ابری

نودهای اصلی:

• n8n-nodes-base.microsoftOneDriveTrigger
• n8n-nodes-base.filter
• n8n-nodes-base.microsoftOneDrive
• n8n-nodes-base.set
• n8n-nodes-base.httpRequest (برای API Foxit)
• n8n-nodes-base.if
• n8n-nodes-base.wait
• n8n-nodes-base.gmail
• n8n-nodes-base.stickyNote

---

تشریح گردش کار (Workflow Breakdown)

گردش کار برای وضوح و مدیریت بهتر به مراحل مجزا تقسیم شده است:

1. تشخیص و فیلتر ورودی: پوشه مشخصی در OneDrive را برای یافتن اسناد Word جدید نظارت می‌کند.

2. بازیابی و آماده‌سازی فایل: سند Word شناسایی شده را دانلود کرده و برای پردازش آماده می‌کند.

3. تبدیل PDF از طریق Foxit: سند را به API فاکسیت آپلود می‌کند، تبدیل را آغاز می‌کند، تکمیل را بررسی می‌کند و PDF را دانلود می‌کند.

4. ارسال ایمیل: PDF تبدیل شده را به عنوان پیوست ایمیل از طریق Gmail ارسال می‌کند.

---

۱. تشخیص و فیلتر ورودی

این بخش بر شناسایی و جداسازی اسناد Word هدف از OneDrive شما تمرکز دارد.

نودها (Nodes):

• Microsoft OneDrive Trigger
• Filter to Word

جزئیات:

• Microsoft OneDrive Trigger

* نوع (Type): n8n-nodes-base.microsoftOneDriveTrigger

* هدف (Purpose): پوشه تعیین شده در OneDrive را برای آپلود فایل‌های جدید نظارت می‌کند.

* پیکربندی (Configuration):

* یک پوشه خاص را نظارت می‌کند (مثلاً ID 01IZFFBT44M7VRGRBPXJBJHXORCT5YINXH).

* بازه زمانی نظارت روی هر دقیقه تنظیم شده است.

* برای دسترسی به Microsoft OneDrive به اعتبارنامه‌های OAuth2 نیاز دارد.

* خروجی (Output): اطلاعات فایل، از جمله id فایل را به نود بعدی منتقل می‌کند.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): انقضای توکن احراز هویت، شناسه پوشه نامعتبر، مشکلات اتصال شبکه.

• Filter to Word

* نوع (Type): n8n-nodes-base.filter

* هدف (Purpose): اطمینان حاصل می‌کند که فقط اسناد Microsoft Word در گردش کار ادامه یابند.

* پیکربندی (Configuration):

* موارد را بر اساس نوع MIME فیلتر می‌کند.

* شرط (Condition): {{ $json["mimeType"] }} === "application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document" (نوع MIME استاندارد .docx).

* خروجی (Output): فقط اسناد Word را به نود "Get File" منتقل می‌کند.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): اطلاعات نوع MIME گم شده یا تغییر یافته، خطاهای ارزیابی عبارت (expression).

---

۲. بازیابی و آماده‌سازی فایل

این مرحله شامل دانلود سند Word شناسایی شده از OneDrive و ساختاردهی داده‌های آن برای سرویس تبدیل است.

نودها (Nodes):

• Get File
• Set File Field

جزئیات:

• Get File

* نوع (Type): n8n-nodes-base.microsoftOneDrive

* هدف (Purpose): محتوای سند Word را از OneDrive دانلود می‌کند.

* پیکربندی (Configuration):

* عملیات (Operation): Download

* شناسه فایل (File ID): از یک عبارت برای ارجاع به شناسه فایل از نود Trigger استفاده می‌کند (مثلاً {{ $items("Microsoft OneDrive Trigger")[0].json.id }}).

* از همان اعتبارنامه‌های OAuth2 Microsoft OneDrive استفاده می‌کند.

* خروجی (Output): داده‌های باینری فایل را ارائه می‌دهد.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): فایل یافت نشد (قبل از دانلود حذف شده)، خطاهای مجوز، وقفه‌های شبکه.

• Set File Field

* نوع (Type): n8n-nodes-base.set

* هدف (Purpose): با اختصاص دادن محتوای باینری به یک فیلد خاص، داده‌های فایل را برای آپلود به API Foxit آماده می‌کند.

* پیکربندی (Configuration):

* یک فیلد جدید به نام bits ایجاد می‌کند.

* داده‌های باینری از ویژگی data نود قبلی را به فیلد bits اختصاص می‌دهد.

* گزینه "Include Other Fields" برای حفظ فراداده موجود فعال است.

* خروجی (Output): داده‌های قالب‌بندی شده شامل محتوای فایل باینری.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): خطاهای تبدیل داده، محتوای باینری گم شده.

---

۳. تبدیل PDF از طریق Foxit

این مرحله اصلی تبدیل است که با API خدمات PDF Foxit تعامل دارد.

نودها (Nodes):

• Upload to Foxit
• Convert to PDF
• Check Task
• Is the job done? (نود If)
• Wait
• Download

جزئیات:

• Upload to Foxit

* نوع (Type): n8n-nodes-base.httpRequest

* هدف (Purpose): سند Word را به سرورهای Foxit آپلود می‌کند.

* پیکربندی (Configuration):

* متد (Method): POST

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/documents/upload

* احراز هویت (Authentication): به اعتبارنامه‌های HTTP سفارشی پیکربندی شده برای API Foxit نیاز دارد.

* نوع محتوای بدنه (Body Content Type): multipart/form-data

* پارامتر فرم (Form Parameter): file (نوع: formBinaryData, فیلد داده ورودی: data).

* خروجی (Output): یک شناسه سند از Foxit برمی‌گرداند.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): خرابی احراز هویت، خطاهای آپلود فایل، محدودیت‌های اندازه payload.

• Convert to PDF

* نوع (Type): n8n-nodes-base.httpRequest

* هدف (Purpose): فرآیند تبدیل PDF را در پلتفرم Foxit آغاز می‌کند.

* پیکربندی (Configuration):

* متد (Method): POST

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/documents/create/pdf-from-word

* احراز هویت (Authentication): همان اعتبارنامه‌های API Foxit.

* بدنه (Body): payload JSON حاوی شناسه سند به دست آمده از مرحله "Upload to Foxit".

* خروجی (Output): یک شناسه وظیفه (task ID) برای نظارت بر کار تبدیل ارائه می‌دهد.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): خطاهای API، شناسه سند نامعتبر، فرمت درخواست نادرست.

• Check Task

* نوع (Type): n8n-nodes-base.httpRequest

* هدف (Purpose): API Foxit را برای بررسی وضعیت وظیفه تبدیل در حال انجام، بررسی می‌کند (Poll).

* پیکربندی (Configuration):

* متد (Method): GET

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/tasks/{taskId} (که در آن {taskId} به طور پویا از مرحله قبل درج می‌شود).

* احراز هویت (Authentication): همان اعتبارنامه‌های API Foxit.

* خروجی (Output): وضعیت فعلی وظیفه تبدیل را برمی‌گرداند.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): شناسه وظیفه نامعتبر، مشکلات شبکه، محدودیت نرخ API.

• Is the job done?

* نوع (Type): n8n-nodes-base.if

* هدف (Purpose): تعیین می‌کند که آیا تبدیل PDF کامل شده است یا خیر.

* پیکربندی (Configuration):

* شرط (Condition): بررسی می‌کند که آیا فیلد status در پاسخ "Check Task" برابر با "COMPLETED" است یا خیر.

* خروجی (Output):

* شاخه True: به نود "Download" ادامه می‌دهد.

* شاخه False: به نود "Wait" ادامه می‌دهد.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): فیلد وضعیت گم شده یا بدشکل، خطاهای عبارت.

• Wait

* نوع (Type): n8n-nodes-base.wait

* هدف (Purpose): گردش کار را برای مدت زمان مشخصی متوقف می‌کند قبل از اینکه وضعیت تبدیل را دوباره بررسی کند.

* پیکربندی (Configuration):

* زمان انتظار پیش‌فرض (قابل تنظیم).

* خروجی (Output): کنترل را به نود "Is the job done?" برای ارزیابی مجدد وضعیت وظیفه بازمی‌گرداند.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): timeout گردش کار اگر تبدیل زمان بسیار طولانی ببرد.

• Download

* نوع (Type): n8n-nodes-base.httpRequest

* هدف (Purpose): فایل PDF تبدیل شده موفقیت‌آمیز را از Foxit دانلود می‌کند.

* پیکربندی (Configuration):

* متد (Method): GET

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/documents/{resultDocumentId}/download (که در آن {resultDocumentId} به طور پویا از پاسخ تکمیل تبدیل درج می‌شود).

* احراز هویت (Authentication): همان اعتبارنامه‌های API Foxit.

* خروجی (Output): داده‌های باینری PDF تبدیل شده را ارائه می‌دهد.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): خرابی دانلود، شناسه سند نامعتبر، خطاهای احراز هویت.

---

۴. ارسال ایمیل

مرحله نهایی فایل PDF تولید شده را از طریق ایمیل به گیرنده مشخص شده ارسال می‌کند.

نودها (Nodes):

• Email PDF

جزئیات:

• Email PDF

* نوع (Type): n8n-nodes-base.gmail

* هدف (Purpose): فایل PDF تبدیل شده را به عنوان پیوست ایمیل ارسال می‌کند.

* پیکربندی (Configuration):

* گیرنده (Recipient): raymondcamden@gmail.com ( توجه: این را به گیرنده مورد نظر خود سفارشی کنید).

* موضوع (Subject): "New Document" (یا در صورت نیاز سفارشی کنید).

* پیام (Message): "Enjoy your shiny PDF." (یا در صورت نیاز سفارشی کنید).

* پیوست (Attachment): داده‌های باینری PDF دانلود شده از Foxit.

* به اعتبارنامه‌های OAuth2 Gmail نیاز دارد.

* مشکلات احتمالی (Potential Issues): محدودیت‌های سهمیه API Gmail، انقضای توکن OAuth، آدرس گیرنده نامعتبر، محدودیت‌های اندازه پیوست.

---

پیش‌نیازهای راه‌اندازی

برای اجرای موفقیت‌آمیز این گردش کار، موارد زیر را اطمینان حاصل کنید:

1. حساب مایکروسافت OneDrive: دسترسی به یک حساب OneDrive با پوشه‌ای مشخص برای نظارت. ممکن است نیاز به دریافت شناسه پوشه (Folder ID) خاص داشته باشید.

2. حساب Foxit PDF Services: اعتبارنامه‌ها (کلید API/رمز یا موارد مشابه) برای Foxit PDF Services. معمولاً یک دوره آزمایشی رایگان در دسترس است.

3. حساب Gmail: اعتبارنامه‌های OAuth2 برای ارسال ایمیل از طریق Gmail پیکربندی شده باشند. آدرس ایمیل گیرنده را در گره (Node) Email PDF به‌روزرسانی کنید.

---

بازسازی گردش کار

برای ساختن این گردش کار از ابتدا، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. افزودن Node Microsoft OneDrive Trigger:

* شناسه پوشه مورد نظر برای نظارت را تنظیم کنید.

* بازه زمانی نظرسنجی را پیکربندی کنید (مثلاً هر دقیقه).

* با استفاده از OAuth2 به حساب Microsoft OneDrive خود احراز هویت کنید.

2. افزودن Node Filter (با نام "Filter to Word"):

* شرط فیلتر بر اساس نوع MIME را تنظیم کنید: {{ $json["mimeType"] }} === "application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document".

3. افزودن Node Microsoft OneDrive (با نام "Get File"):

* عملیات را روی Download تنظیم کنید.

* از یک عبارت برای شناسه فایل استفاده کنید: {{ $items("Microsoft OneDrive Trigger")[0].json.id }}.

* از همان اعتبارنامه‌های OneDrive OAuth2 استفاده کنید.

4. افزودن Node Set (با نام "Set File Field"):

* یک فیلد جدید اضافه کنید: bits.

* مقدار آن را برابر با داده‌های باینری از Node قبلی قرار دهید (مثلاً {{ $json.data }}).

* مطمئن شوید که "Include Other Fields" فعال است.

5. افزودن Node HTTP Request (با نام "Upload to Foxit"):

* متد: POST

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/documents/upload

* احراز هویت: احراز هویت سفارشی HTTP را برای Foxit API تنظیم کنید.

* نوع محتوای بدنه: multipart/form-data.

* یک پارامتر فرم به نام file، نوع formBinaryData و فیلد داده ورودی data اضافه کنید.

6. افزودن Node HTTP Request (با نام "Convert to PDF"):

* متد: POST

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/documents/create/pdf-from-word

* احراز هویت: از اعتبارنامه‌های Foxit API استفاده کنید.

* بدنه: یک شی JSON حاوی شناسه سند از مرحله قبل (مثلاً {"documentId": "{{ $json.id }}"}).

7. افزودن Node HTTP Request (با نام "Check Task"):

* متد: GET

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/tasks/{{ $json.id }} (مسیر JSON را بر اساس پاسخ واقعی تنظیم کنید).

* احراز هویت: از اعتبارنامه‌های Foxit API استفاده کنید.

8. افزودن Node If (با نام "Is the job done?"):

* شرط: {{ $json.status }} === "COMPLETED" (مسیر JSON را بر اساس پاسخ واقعی تنظیم کنید).

9. افزودن Node Wait:

* زمان انتظار مورد نظر را تنظیم کنید.

10. افزودن Node HTTP Request (با نام "Download"):

* متد: GET

* URL: https://na1.fusion.foxit.com/pdf-services/api/documents/{{ $json.resultDocumentId }}/download (مسیر JSON را بر اساس پاسخ واقعی تنظیم کنید).

* احراز هویت: از اعتبارنامه‌های Foxit API استفاده کنید.

11. افزودن Node Gmail (با نام "Email PDF"):

* گیرنده، موضوع و پیام ایمیل را پیکربندی کنید.

* پیوست را به داده‌های باینری PDF از نود "Download" تنظیم کنید.

* با استفاده از OAuth2 به حساب Gmail خود احراز هویت کنید.

* آدرس ایمیل گیرنده را در قسمت پیکربندی به‌روز کنید.